Viele Uhren

Zeiteinteilung im Home-Office und im mobilen Büro

Im Home-Office entfällt die Zeit für die Fahrt zum Büro. Somit kann direkt um 6 Uhr mit der Arbeit begonnen werden. Die Frühstücks- und Mittagspause fällt aus, sodass um 14 Uhr Feierabend ist. Tolle Sache, denn dann „hat man wenigstens noch etwas vom Tag“.

Dies ist ein Extrem der möglichen Zeiteinteilung, das die Flexibilität der zeitunabhängigen Arbeit ermöglicht. Unabhängig von den arbeitsrechtlichen Konsequenzen ist dies jedoch nicht sonderlich effektiv. Ist man wirklich in der Lage die 8 Stunden non-stop durchzuarbeiten und dabei die Produktivität aufrecht zu erhalten? Vermutlich eher nicht.

Wie sieht eine gute Zeiteinteilung im Home-Office oder im mobilen Büro aus?

Unterscheiden sollten wir zwischen der Makro- und der Mikro-Zeiteinteilung:

Makro-Zeiteinteilung

Die Makro-Zeiteinteilung ist die Einteilung des Arbeitstages in die Arbeitsphasen. Startet Dein Arbeitstag um 8 Uhr, wird durch zwei 30-minütige Pausen um 10 und 13 Uhr unterbrochen und endet um 17 Uhr, ist dies Deine Makro-Zeiteinteilung. Diese Einteilung ist sehr individuell. Vielleicht musst Du Deine Kinder zwischen 8 und 8:30 Uhr zur Schule bringen und startest somit bereits früh morgens mit der Bearbeitung der ersten E-Mails. Es macht wenig Sinn, in diesem Artikel Tipps und Tricks für eine Makro-Zeiteinteilung zu geben. Diese ist sehr individuell und hängt von Deiner Familie, Deinem Biorhythmus usw. ab. Wir werden uns somit auf die Mikro-Zeiteinteilung konzentrieren.

Mikro-Zeiteinteilung

Die Mikro-Zeiteinteilung bezieht sich auf die Einteilung der Zeit innerhalb Deiner jeweiligen Arbeitsphasen. Sie enthält die Einteilung dieser Phasen in sinnvolle Zeitblöcke, damit Du Deine Arbeit möglichst effizient und vor allem effektiv erledigen kannst.

Diese Zeiten werden nicht durch Dein Umfeld (z.B. Deine Familie) bestimmt, sondern allein durch Dich mit Inhalten befüllt. Du kannst bestimmen, in welcher Phase Du Deine E-Mails bearbeitest und wann Du für Telefon- und Videokonferenzen zur Verfügung stehst. Somit bist Du der Lage auf Deinen Biorhythmus Rücksicht zu nehmen. Kannst Du Dich früh morgens sehr gut konzentrieren, kannst Du die ersten zwei Stunden Deines Arbeitstages für die Arbeit an sehr wichtigen Themen reservieren. Zur Abwechslung kannst Du im Anschluss die zwischenzeitlich eingegangenen E-Mails bearbeiten.

Die Arbeitsphasen Deiner Makro-Zeiteinteilung kannst Du in kleine Blöcke einteilen, in denen Du sehr fokussiert an nur der jeweils geplanten Aufgabe arbeitest. Hilfreich ist für diese Vorgehensweise z.B. die Pomodoro-Technik sowie die App freedom.to.

Fazit

Wie kannst Du nun die Unterscheidung zwischen der Makro- und der Mikro-Zeiteinteilung für Deinen Arbeitsalltag nutzen? Mithilfe der Top-Down-Methode. Beschäftige Dich am besten im ersten Schritt mit Deiner Makro-Zeiteinteilung. Lege für Dich fest, wann Du am Tag arbeiten kannst und möchtest. Dies hilft Dir bereits mental, um zwischen Arbeit und Freizeit zu unterscheiden.

Sobald Deine Makro-Zeiteinteilung feststeht, kannst Du Dich um die operative Mikro-Zeiteinteilung kümmern. Du weißt, dass Du früh morgens zwei Stunden konzentriert arbeiten kannst, solange Deine Familie noch schläft? Dann kannst Du diese Zeit nutzen, um ablenkungsfrei an wirklich wichtigen Dingen zu arbeiten. Für die Zeit, in der nach und nach die Kinder von der Schule nach Hause kommen, kannst Du Kommunikationsaufgaben erledigen und z.B. E-Mails beantworten.

Es ist sehr hilfreich die Zeiteinteilungen nicht nur einmal zu „durchdenken“, sondern sie auch aufzuschreiben. Erstellte Dir eine Art Stundenplan, den Du vermutlich noch aus der Schulzeit kennst. Markiere im Stundenplan die Zeitspannen, die Du für die Arbeit nutzen möchtest. Dies ist Deine Makro-Zeiteinteilung. Im nächsten Schritt teilst Du diese Zeitphasen in einzelne (z.B. 30-minütige) Zeitblöcke ein und weist diesen testweise die ersten Arbeiten (z.B. E-Mails bearbeiten, Recherchearbeiten) zu. Dies ist Deine Mikro-Zeiteinteilung.

Wenn Du Deine Mirko-Zeiteinteilung mithilfe von Post-Its umsetzt, kannst Du diese jederzeit anpassen und somit Schritt-für-Schritt die Zeiteinteilung Deines Arbeitstages optimieren.

Ich wünsche Dir viel Spaß und Erfolg bei der Erstellung Deiner Makro- und Mikro-Zeiteinteilungen!

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