ScanSnap meets Nextcloud: Direkt in die eigene Cloud scannen

Der Dokumentenscanner ScanSnap iX500* von Fujitsu wurde in diesem Blog bereits des Öfteren vorgestellt. Es handelt sich um einen kompakten Scanner, der Dokumente schnell und komfortabel einscannen kann. Solange weiterhin Papierdokumente in mein papierloses Büro eingehen, gehört dieser Scanner zu den Werkzeugen, die ich täglich nutze. Der ScanSnap-Scanner kann in zwei Modi konfiguriert werden:

  1. Die Dokumente werden nach dem Scan-Vorgang auf einem im WLAN befindlichen Computer oder Smartphone abgelegt.
  2. Die Dokumente werden ohne die Nutzung eines zusätzlichen Computers vom ScanSnap direkt im zuvor konfigurierten Cloud-Speicher (z.B. Dropbox, Evernote, OneDrive oder Google Drive) abgelegt.

Falls Du beim Scan-Vorgang kein zusätzliches Gerät nutzen möchtest, solltest Du den direkten Scan in den Cloud-Speicher (das sog. ScanSnap Cloud) in Betracht ziehen. Leider wird die freie Cloud-Software Nextcloud von ScanSnap Cloud nicht als Ziel-Cloud-Speicher unterstützt. Eine Nutzung des WebDAV-Protokolls ist ebenso nicht möglich. Wie Du die gescannten Dokumente dennoch in Deiner Nextcloud ablegen kannst, erfährst Du in diesem Artikel.

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Unterwegs Dokumente einscannen

Für das stationäre Scannen nutze ich den ScanSnap iX500* von Fujitsu. Es handelt sich um einen Dokumentenscanner, der nur scannen kann – dies macht er aber sehr gut! Wie genau ich den Scanner einsetze, beschreibe ich im Artikel zum Thema Eingehende Post effizient digitalisieren. Es gibt jedoch auch Situationen, in denen ich von unterwegs Dokumente digitalisieren muss.

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Fehler beim Umstieg auf’s papierlose Büro

Im Jahr 2018 bin ich auf’s papierlose Büro umgestiegen. Im Nachhinein hätte ich einige Fehler vermeiden können. Nein, eigentlich sind es keine Fehler, sondern Erkenntnisse, die ich gerne in diesem Blog-Artikel mit Dir teilen möchte. Grundlegend hat alles gut funktioniert. Es gab jedoch ein paar Punkte, die besser hätten funktionieren können.

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Das papierlose Büro auf dem Notebook

Wann läuft nochmal unser Handyvertrag aus? Welches Zahlungsziel hatten wir mit dem Kunden X vereinbart? Sind wir unterwegs, sind die schön abgehefteten Papierdokumente im Aktenschrank des Büros leider nicht in Reichweite. Die o.a. Fragen können wir somit nicht auf die Schnelle beantworten. Abhilfe schafft die Digitalisierung aller Papierdokumente, um sie über das Internet und/oder lokal auf dem Notebook verfügbar zu machen. Die Lösung ist also ein papierloses Büro. Als Werkzeuge dafür nutze ich den Dokumentenscanner ScanSnap iX500* von Fujitsu und Nextcloud als selbstgehostete Cloud-Lösung. Weitere Infos zum ScanSnap befinden sich im Artikel Eingehende Post effizient digitalisieren.

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Eingehende Post effizient digitalisieren

Seite 1 auf Scanner legen, Scannen, Seite umdrehen, Scannen, Seite 2 auflegen, Scannen, … So habe ich bis vor einem Jahr meine Dokumente mithilfe eines Flachbettscanners eingescannt. Das war sehr aufwendig, aber ich wollte gerne wichtige Dokumente digitialisieren, um sie von unterwegs aus zur Verfügung zu haben. Dass ein Dokumentenscanner dafür durchaus effizienter sein könnte, hatte ich zu dem Zeitpunkt nicht im Blick.

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