Fehler beim Umstieg auf’s papierlose Büro

Im Jahr 2018 bin ich auf’s papierlose Büro umgestiegen. Im Nachhinein hätte ich einige Fehler vermeiden können. Nein, eigentlich sind es keine Fehler, sondern Erkenntnisse, die ich gerne in diesem Blog-Artikel mit Dir teilen möchte. Grundlegend hat alles gut funktioniert. Es gab jedoch ein paar Punkte, die besser hätten funktionieren können.

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Das papierlose Büro auf dem Notebook

Wann läuft nochmal der Handyvertrag aus? Welches Zahlungsziel wurde mit dem Kunden X vereinbart? Ist man unterwegs, sind die schön abgehefteten Papierdokumente im Aktenschrank des Büros leider nicht in Reichweite, sodass die o.a. Fragen nicht auf die Schnelle beantwortet werden können. Abhilfe schafft die Digitalisierung aller Papierdokumente, um sie über das Internet und/oder lokal auf dem Notebook verfügbar zu machen. Als Werkzeuge nutze ich den Dokumentenscanner ScanSnap iX500* von Fujitsu und Nextcloud als selbstgehostete Cloud-Lösung. Weitere Infos zum ScanSnap befinden sich im Blog-Artikel „Eingehende Post effizient digitalisieren“.

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Eingehende Post effizient digitalisieren

Seite 1 auf Scanner legen, Scannen, Seite umdrehen, Scannen, Seite 2 auflegen, Scannen, … So habe ich bis vor einem Jahr meine Dokumente mithilfe eines Flachbettscanners eingescannt. Das war sehr aufwendig, aber ich wollte gerne wichtige Dokumente digitialisieren, um sie von unterwegs aus zur Verfügung zu haben. Dass ein Dokumentenscanner dafür durchaus effizienter sein könnte, hatte ich zu dem Zeitpunkt nicht im Blick.

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Unterwegs Briefe verschicken

„Briefe sind out und man nutzt ausschließlich E-Mails!“ Leider leben wir nicht in dieser idealtypischen Welt. Die Realität ist, dass immernoch viele Unternehmen und Behörden die Papierform fordern. Die Kündigung des Handyvertages? Bitte in Schriftform – am besten als Einschreiben mit Rückschein. Ist man nun gerade unterwegs, ist leider nicht immer ein Drucker verfügbar. Ist man im Ausland unterwegs fallen auch noch internationale Portokosten für das Verschicken eines Briefes nach Deutschland an. Achja, Briefmarken muss man auch noch kaufen und den nächsten Briefkasten finden.

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Unterwegs Post empfangen

Auch, wenn man viel unterwegs ist, muss der Briefkasten zuhause regelmäßig geleert werden. Das kann vielleicht der nette Nachbar erledigen und die Post für mich sammeln. Was aber passiert, wenn wichtige Dokumente dabei sind, die ich zeitnah sichten und bearbeiten muss? Bei einer 30-tägigen Reise ist es ungünstig, wenn man die Rechnung mit dem Zahlungsziel von 14 Tagen erst nach der Reise öffnet.

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