Zeit sparen durch automatische Dokumenten-Einsammlung

Täglich erhalte ich E-Mails von Online-Portalen, die mich über neue Rechnungen informieren. Die Rechnungen kann ich nach einem Login im jeweiligen Portal herunterladen. Anschließend muss ich diese noch in meiner Nextcloud ablegen. Das kostet jeweils 1-2 Minuten und ist schnell erledigt, summiert sich jedoch schnell auf. Hinzu kommen noch die Portale, die mich nicht über neue Rechnungen informieren. Diese muss ich z.B. einmal monatlich manuell ansteuern und die Rechnungen herunterladen. Aufsummiert verschwende ich durch das manuelle Herunterladen und Ablegen der Rechnungen sehr viel Zeit.

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Effizient News lesen

Wir beziehen über viele verschiedene Kanäle unsere News. Neben den aktiv abgerufenen News (z.B. über News-Portale und Blogs) erreichen uns auch ohne unser Zutun weitere News. Dazu gehören z.B. die Newsletter, die wir in der Vergangenheit abonniert haben. Schnell sammeln sich diverse Newsletter-Abonnements an, die täglich unser E-Mail-Postfach fluten. Bis vor einigen Jahren bin ich damit wie folgt umgegangen: Regelmäßig das E-Mail-Postfach öffnen und alle eingetrudelten, nicht relevanten Newsletter-E-Mails löschen. Anschließend blieben die E-Mails übrig, die ich lesen wollte. Dieses Vorgehen beobachte ich heute noch bei vielen Leuten. Um einen 5€-Gutschein für einen Online-Shop zu bekommen, wurde deren Newsletter abonniert. Diese landen seitdem regelmäßig im E-Mail-Postfach, werden nie gelesen, belegen unnötig Speicherplatz und verursachen Arbeit, die durch’s Löschen anfällt.

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Arbeiten im „Smartphone-Only“-Office

Mitte Oktober waren wir für eine Woche auf Kreta. Ich wollte den Urlaub nutzen, um abseits des Alltags zu lesen und die kreative Zeit für ein wenig Brainstorming zu nutzen. Das Notebook habe ich deshalb zuhause gelassen, um nicht doch wieder in das alltägliche, operative „Doing“ zurückzufallen. Neben dem eBook-Reader, einem Papier(!)-Notizbuch und meinem Smartphone habe ich keinerlei Arbeits-Equipment eingepackt. Dinge, die nicht bis nach dem Urlaub warten konnten, habe ich somit im „Smartphone-Only“-Office bearbeitet.

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Papierloses Leben vs. papierloser Tod

Wir haben unser Büro vollständig digitalisiert und tragen es täglich auf unserem Notebook durch die Welt. Der Aktenschrank ist inzwischen leer. Da wir bei den meisten Diensten auf eine digitale Zustellung der Post umgestellt haben, erhalten wir beinahe keine physische Post mehr über den Briefkasten an der Haustür.

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Das papierlose Büro auf dem Notebook

Wann läuft nochmal der Handyvertrag aus? Welches Zahlungsziel wurde mit dem Kunden X vereinbart? Ist man unterwegs, sind die schön abgehefteten Papierdokumente im Aktenschrank des Büros leider nicht in Reichweite, sodass die o.a. Fragen nicht auf die Schnelle beantwortet werden können. Abhilfe schafft die Digitalisierung aller Papierdokumente, um sie über das Internet und/oder lokal auf dem Notebook verfügbar zu machen. Als Werkzeuge nutze ich den Dokumentenscanner ScanSnap iX500* von Fujitsu und Nextcloud als selbstgehostete Cloud-Lösung. Weitere Infos zum ScanSnap befinden sich im Blog-Artikel „Eingehende Post effizient digitalisieren“.

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