E-Mail, Telefon oder persönliches Treffen?

Wer kennt es nicht? Man schreibt gerade konzentriert an einem Artikel zum Thema „E-Mail, Telefon oder persönliches Treffen?“ und plötzlich klingelt das Telefon. Das war’s dann mit der Konzentration. Wir nehmen das Gespräch an. Der Anrufende fragt uns, wann der Artikel XY veröffentlicht werden soll. Wir geben Auskunft und schreiben anschließend am Artikel weiter, damit der soeben genannte Termin auch von uns eingehalten werden kann.

Doch bevor wir mit dem Schreiben fortfahren können, regen wir uns erst einmal auf. Warum hat Herr Meyer nicht einfach eine E-Mail oder Chat-Nachricht geschrieben und stattdessen angerufen? Ich war doch so toll im Schreibfluss und wurde nun unnötigerweise unterbrochen.

Die Frage ist: Wann sollte ich eine E-Mail oder Chat-Nachricht schreiben, wann sollte ich lieber zum Telefon greifen und wann ist sogar ein persönliches Treffen vorteilhaft?

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Inbox-Zero: Fluch oder Segen?

Die E-Mail ist auch noch heute ein wichtiges Kommunikationsmittel. Gerade in Unternehmen wird die sie noch oft als Standard für die Kommunikation mit den Kollegen oder Geschäftspartnern angesehen. Das E-Mail-Postfach ist die zentrale Stelle, an der alles zusammenläuft: Die zu erstellende Powerpoint-Präsentation für den Chef, die Benachrichtigung über neue Dokumente im Onlinebanking-Postfach usw.

Der Posteingang des E-Mail-Kontos wird somit täglich von vielen E-Mails geflutet. Damit wir darin nicht untergehen, versuchen wir, es regelmäßig aufzuräumen. Trotz ungelesener E-Mails Feierabend machen? Ein No-Go. Wer weiß denn schon, ob wir dadurch vielleicht eine wichtige E-Mail übersehen haben?

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News(letter) und E-Mails trennen

Die Trennung von E-Mails und News(lettern) fördert die Produktivität und reduziert Ablenkungen. E-Mails werden direkt gelesen und meistens auch direkt bearbeitet. Das Lesen von News(lettern) passiert hingegen oft erst zu einem späteren Zeitpunkt, sodass diese gegenwärtig erstmal nur für Unübersichtlichkeit im E-Mail-Eingang sorgen. Im schlimmsten Fall sorgen sie dafür, dass wichtige E-Mails untergehen oder durch das Löschen nicht relevanter Newsletter-E-Mails versehentlich ebenfalls gelöscht werden.

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E-Mails in der Nextcloud verschicken und empfangen (Going Home #5)

Unsere E-Mail-Konten haben die meisten von uns bereits auf unseren Computern und Smartphones eingerichtet. Wir können somit jederzeit über unseren Computer oder unser Smartphone E-Mails empfangen und verschicken. Zum Thema „E-Mails“ vereinfacht unsere private Cloud (Nextcloud) unser Leben also nicht. Dennoch kann die Nextcloud in diesem Bereich behilflich sein.

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Effizient News lesen

Wir beziehen über viele verschiedene Kanäle unsere News. Neben den aktiv abgerufenen News (z.B. über News-Portale und Blogs) erreichen uns auch ohne unser Zutun weitere News. Dazu gehören z.B. die Newsletter, die wir in der Vergangenheit abonniert haben. Schnell sammeln sich diverse Newsletter-Abonnements an, die täglich unser E-Mail-Postfach fluten. Bis vor einigen Jahren bin ich damit wie folgt umgegangen: Regelmäßig das E-Mail-Postfach öffnen und alle eingetrudelten, nicht relevanten Newsletter-E-Mails löschen. Anschließend blieben die E-Mails übrig, die ich lesen wollte. Dieses Vorgehen beobachte ich heute noch bei vielen Leuten. Um einen 5€-Gutschein für einen Online-Shop zu bekommen, wurde deren Newsletter abonniert. Diese landen seitdem regelmäßig im E-Mail-Postfach, werden nie gelesen, belegen unnötig Speicherplatz und verursachen Arbeit, die durch’s Löschen anfällt.

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Arbeiten im „Smartphone-Only“-Office

Mitte Oktober waren wir für eine Woche auf Kreta. Ich wollte den Urlaub nutzen, um abseits des Alltags zu lesen und die kreative Zeit für ein wenig Brainstorming zu nutzen. Das Notebook habe ich deshalb zuhause gelassen, um nicht doch wieder in das alltägliche, operative „Doing“ zurückzufallen. Neben dem eBook-Reader, einem Papier(!)-Notizbuch* und meinem Smartphone (Oneplus 3T*) habe ich keinerlei Arbeits-Equipment eingepackt. Dinge, die nicht bis nach dem Urlaub warten konnten, habe ich somit im „Smartphone-Only“-Office bearbeitet.

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Sicher E-Mails verschicken

Spätestens seit den Enthüllungen durch Edward Snowden im Jahr 2013 hat so ziemlich jeder im Hinterkopf, dass man seine E-Mails eigentlich verschlüsseln sollte. Bekanntlich kommt eine Erhöhung der Sicherheit auch immer mit Einschränkungen bzgl. des Komforts einher. Eine unverschlüsselte E-Mail ist schnell verschickt und schränkt den Komfort nicht ein. Soll hingegen eine verschlüsselte E-Mail verschickt werden, müssen ggf. vorher Zertifikate beantragt oder Schlüssel auf sicherem Wege ausgetauscht werden.

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