ScanSnap und Nextcloud

ScanSnap meets Nextcloud: Direkt in die eigene Cloud scannen

Der Dokumentenscanner ScanSnap iX500* von Fujitsu wurde in diesem Blog bereits des Öfteren vorgestellt. Es handelt sich um einen kompakten Scanner, der Dokumente schnell und komfortabel einscannen kann. Solange weiterhin Papierdokumente in mein papierloses Büro eingehen, gehört dieser Scanner zu den Werkzeugen, die ich täglich nutze. Der ScanSnap-Scanner kann in zwei Modi konfiguriert werden:

  1. Die Dokumente werden nach dem Scan-Vorgang auf einem im WLAN befindlichen Computer oder Smartphone abgelegt.
  2. Die Dokumente werden ohne die Nutzung eines zusätzliche Computers direkt im zuvor konfigurierten Cloud-Speicher (z.B. Dropbox, Evernote, OneDrive oder Google Drive) abgelegt.

Falls Du beim Scan-Vorgang kein zusätzliches Gerät nutzen möchtest, solltest Du den direkten Scan in den Cloud-Speicher (das sog. ScanSnap Cloud) in Betracht ziehen. Leider wird Nextcloud von ScanSnap Cloud nicht als Ziel-Cloud-Speicher unterstützt. Eine Nutzung des WebDAV-Protokolls ist ebenso nicht möglich. Wie Du die gescannten Dokumente dennoch in Deiner Nextcloud ablegen kannst, erfährst Du in diesem Artikel.

Warum es nicht funktioniert

Vorweg die schlechte Nachricht: Es gibt derzeit keinen Weg, um vom ScanSnap direkt in die eigene Nextcloud zu scannen. Dies hat vermutlich den folgenden, technischen Hintergrund. Scannst Du Deine Dokumente lokal mithilfe Deines Computers, findet die automatische Texterkennung (OCR) auf Deinem Computer statt. Bei ScanSnap Cloud wird die Texterkennung jedoch auf externen ScanSnap-Servern (also im Internet) durchgeführt. Diese Server legen die Dateien anschließend in dem von Dir konfigurierten Cloud-Speicher ab. Befindet sich Deine Nextcloud z.B. in Deinem lokalen Netzwerk und ist nicht aus dem Internet erreichbar, können die ScanSnap-Server die aufbereiteten Dokumente rein technisch gar nicht in Deiner Nextcloud ablegen. Vermutlich werden aufgrund dieser Einschränkung ausschließlich die öffentlichen Cloud-Lösungen (z.B. Google Drive) unterstützt. Es gibt zwar technische Möglichkeiten, um dieses Problem zu lösen, jedoch müsste Fujitsu dazu den Prozess der Dokumentenverarbeitung anpassen. Aktuell sehe ich zwei Möglichkeiten:

  1. Derzeit übertragen die ScanSnap-Server die aufbereiteten Dokumente in den Cloud-Speicher. Damit auch eine lokale Nextcloud als Speicherort verwendet werden kann, müsste der ScanSnap die aufbereiteten Dokumente nach der Aufbereitung (Texterkennung etc.) wieder von den ScanSnap-Servern herunterladen und sie an den Ziel-Speicherort (z.B. die lokale Nextcloud) weiterleiten.
  2. Das direkte Scannen in die Cloud-Speicher müsste ohne externe ScanSnap-Server funktionieren. Der ScanSnap müsste die automatische Texterkennung lokal auf dem Scanner durchführen und die Dokumente anschließend im (lokalen) Cloud-Speicher ablegen. Da sich der ScanSnap in Deinem lokalen Netzwerk befindet, kann dieser auch Deine lokale Nextcloud erreichen.

Es ist also nicht möglich, Deine Nextcloud an ScanSnap Cloud anzubinden. Falls Du Dich auch mit der Nutzung einer öffentlichen Cloud-Lösung (z.B. Google Drive) anfreunden kannst, kannst Du Deine Dokumente über einen kleinen Umweg dennoch in Deiner Nextcloud ablegen lassen. Für diese Lösung benötigst Du Folgendes:

  • Einen Google Drive-Account.
  • Einen kleinen Server, auf dem PHP installiert ist.
  • Technisches Verständnis bzgl. Konsolen-Anwendungen und der Einrichtung von Cronjobs.

Umweg

Damit Deine Daten nach dem Klick auf den „Scan“-Knopf Deines Scanners in Deiner Nextcloud landen, musst Du leider den Umweg über Google Drive gehen. Du richtest ScanSnap Cloud somit für die Ablage der Dokumente in Deinem Google-Drive-Speicher ein (Eine Anleitung gibt es hier). Um die Dokumente automatisch aus Deinem Google-Drive-Speicher herunterzuladen und in Deiner Nextcloud abzulegen, habe ich ein kleines Hilfsprogramm geschrieben.

Das Hilfsprogramm ist eine Konsolen-Anwendung (CLI), die in der Programmiersprache PHP geschrieben ist. Du benötigst somit ein installiertes PHP. Idealerweise hast Du einen kleinen Server, auf dem Du das Skript (z.B. minütlich) als Cronjob laufen lassen kannst. Eine Anleitung, wie Du das Hilfsprogramm herunterladen und einrichten kannst, findest Du auf der folgenden Seite bei GitHub. Nachdem Du das Programm eingerichtet hast, lädt es automatisch die vom ScanSnap im Google Drive abgelegten Dokumente herunter und legt Sie in Deiner privaten Nextcloud ab. Im Anschluss werden die Dokumente aus dem Google Drive-Speicher entfernt. Die Dokumente landen somit (leicht zeitverzögert) in Deiner privaten Nextcloud, sodass Du Deinen ScanSnap auch ohne zusätzlichen Computer (ausgenommen dem kleinen Server) verwenden kannst.

Entschuldigung

Es tut mir leid, dass es für den Anwendungsfall „ScanSnap* + Nextcloud“ derzeit keine schönere und einfachere Lösung gibt. Möchtest Du auch ohne zusätzlichen Computer oder Smartphone Deine gescannten Dokumente in Deiner Nextcloud ablegen, musst Du leider den Umweg über eine öffentlichen Cloud-Lösung gehen. Falls Du Ideen oder Tipps hast, wie das derzeitige Setup vereinfacht werden kann, schreib es gerne in die Kommentare. Sobald es neue Erkenntnisse zu diesem Thema gibt, werde ich es entsprechend ergänzen.

Ich wünsche Dir weiterhin viel Spaß mit Deinem ScanSnap* und hoffe, dass dieser Blog-Artikel trotz der technischen Einschränkungen hilfreich war.

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