Das papierlose Büro auf dem Notebook

Wann läuft nochmal der Handyvertrag aus? Welches Zahlungsziel wurde mit dem Kunden X vereinbart? Ist man unterwegs, sind die schön abgehefteten Papierdokumente im Aktenschrank des Büros leider nicht in Reichweite, sodass die o.a. Fragen nicht auf die Schnelle beantwortet werden können. Abhilfe schafft die Digitalisierung aller Papierdokumente, um sie über das Internet und/oder lokal auf dem Notebook verfügbar zu machen. Als Werkzeuge nutze ich den Dokumentenscanner ScanSnap iX500* von Fujitsu und Nextcloud als selbstgehostete Cloud-Lösung. Weitere Infos zum ScanSnap befinden sich im Blog-Artikel „Eingehende Post effizient digitalisieren“.

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Allzweckwaffe Active-Noise-Cancelling

Mobil zu arbeiten bedeutet, dass man auch mal dort arbeiten muss, wo es ziemlich laut und unruhig ist. Dies kann im Café, im Flugzeug oder am Bahnhof der Fall sein. Kopfhörer habe ich schon einige besessen und hauptsächlich für das Hören von Musik genutzt – auch während der Arbeit in der Bahn etc. Die Lösung sollen Kopfhörer mit aktiver Geräuschunterdrückung (Active Noice Cancelling) sein.

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Eingehende Post effizient digitalisieren

Seite 1 auf Scanner legen, Scannen, Seite umdrehen, Scannen, Seite 2 auflegen, Scannen, … So habe ich bis vor einem Jahr meine Dokumente mithilfe eines Flachbettscanners eingescannt. Das war sehr aufwendig, aber ich wollte gerne wichtige Dokumente digitialisieren, um sie von unterwegs aus zur Verfügung zu haben. Dass ein Dokumentenscanner dafür durchaus effizienter sein könnte, hatte ich zu dem Zeitpunkt nicht im Blick.

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USB-C als Alleskönner

Zu meinen Macbook-Pro-Zeiten habe ich neben den Standard-USB-Netzteilen für‘s Smartphone etc. auch immer das Macbook-Netzteil mit MagSafe-Anschluss dabei gehabt.

Seit Ende 2018 setze ich das Dell XPS 13 ein. Es hat (so wie die neuen Macbooks auch) mehrere USB-C-Anschlüsse.

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Sein (E-Mail-)Postfach entschlacken

„Werbung“, „Werbung“, „Rechnung“, „Werbung“, „Brief von der Krankenversicherung“, „Werbung“, … So sieht in etwa der Workflow aus, nachdem man seinen Briefkasten geleert hat. Auch im E-Mail-Postfach sieht es ähnlich aus: „Spam“, „Newsletter“, „E-Mail von Königsfamilie, die mir 20.000.000€ überweisen möchte“, „Benachrichtungen von sozialen Netzwerken“.

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Unterwegs Post empfangen

Auch, wenn man viel unterwegs ist, muss der Briefkasten zuhause regelmäßig geleert werden. Das kann vielleicht der nette Nachbar erledigen und die Post für mich sammeln. Was aber passiert, wenn wichtige Dokumente dabei sind, die ich zeitnah sichten und bearbeiten muss? Bei einer 30-tägigen Reise ist es ungünstig, wenn man die Rechnung mit dem Zahlungsziel von 14 Tagen erst nach der Reise öffnet.

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Unterwegs Briefe verschicken

„Briefe sind out und man nutzt ausschließlich E-Mails!“ Leider leben wir nicht in dieser idealtypischen Welt. Die Realität ist, dass immernoch viele Unternehmen und Behörden die Papierform fordern. Die Kündigung des Handyvertages? Bitte in Schriftform – am besten als Einschreiben mit Rückschein. Ist man nun gerade unterwegs, ist leider nicht immer ein Drucker verfügbar. Ist man im Ausland unterwegs fallen auch noch internationale Portokosten für das Verschicken eines Briefes nach Deutschland an. Achja, Briefmarken muss man auch noch kaufen und den nächsten Briefkasten finden.

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Offline arbeiten

Falls es mit dem im Blog-Artikel „Wo findet man öffentliches und stabiles WLAN?“ beschriebenen Vorgehen nicht geklappt hat und man sein Datenvolumen des Handyvertrages schonen möchte, muss man wohl offline arbeiten und seine Ergebnisse später über das Internet synchronisieren.

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Wo findet man öffentliches und stabiles WLAN?

Ein schöner Platz im Café ist gesichert und der Kaffee bestellt. Es gibt sogar eine Steckdose in Reichweite. Also fix das Notebook aufklappen und noch ein wenig arbeiten. Fast intuitiv wird das E-Mail-Programm geöffnet: „Super, keine neuen E-Mails. Ach ne, ich bin ja offline…“. In diesem Artikel geht es um den Zugang zu öffentlichen WLANs.

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Arbeiten in der Bahn

Das Gedrängel geht los. Wo ist ein freier Platz? Hat der Platz eine Steckdose? Das ist der übliche Wahnsinn, wenn die Bahn einfährt und man sich einen schönen Platz sichern möchte, um während der 3-stündigen Fahrt noch ein wenig arbeiten zu können. Kaum hat man einen schönen Platz gefunden und sich ein wenig eingerichtet, betritt auch schon die Familie mit den 4 Kindern den Wagon. Ebenso steigt die Fußballmannschaft dazu, die gerade auf dem Weg nach Mallorca ist und sucht sich einen Platz in der direkten Umgebung. Die Kinder beginnen im Gang „fangen“ zu spielen und die Fußballmannschaft schmeißt den Ghettoblaster an. Das war‘s dann wohl mit dem konzentierten Arbeiten…

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