Going Home: Der Weg (zurück) in die private Cloud #KickOff

Wie bereits in vielen vergangenen Blog-Artikeln beschrieben, nutze ich Nextcloud als Cloud-Speicher. Es handelt sich um eine Cloud-Software, die man selbst hostet und verwaltet. Da es sich durch den Einsatz diverser Nextcloud-Apps inzwischen nicht mehr um einen reinen Speicher-Dienst handelt, werde ich in dieser Going Home-Artikelserie beschreiben, wie ich den Weg von den öffentlichen Cloud-Angeboten (Google, Trello, Wunderlist etc.) zurück in die häusliche Nextcloud umgesetzt habe.

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Unterwegs Dokumente einscannen

Für das stationäre Scannen nutze ich den ScanSnap iX500* von Fujitsu. Es handelt sich um einen Dokumentenscanner, der nur scannen kann – dies macht er aber sehr gut! Wie genau ich den Scanner einsetze, beschreibe ich im Artikel zum Thema Eingehende Post effizient digitalisieren. Es gibt jedoch auch Situationen, in denen ich von unterwegs Dokumente digitalisieren muss.

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Mehr Fokus durch 2-Faktor-Authentifizierung

Durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung (auch „Zwei-Stufen-Authentifizierung“ genannt) können wir unsere Accounts bei Online-Diensten zusätzlich absichern. Die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) können wir jedoch auch nutzen, um fokussierter zu arbeiten.

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Frühjahrsputz im Passwortmanager

Morgens vor der Videokonferenz noch schnell bei der dafür genutzten Videokonferenz-Software anmelden, mittags beim Ticketing-Anbieter für den Kauf der nächsten Konzertkarten registrieren und abends für die Pizza-Lieferung ein Konto beim Lieferdienst erstellen. Beinahe täglich kommen neue Accounts in unser Leben, die wir nebenbei erstellen, um am täglichen Leben teilzunehmen. Nicht oft handelt es sich um Einweg-Accounts, die wir nur einmal für die Durchführung einer Aktion benötigen. Anschließend liegen diese Accounts brach und geraten leicht in Vergessenheit. Erst, wenn wieder einmal ein Newsletter vom Anbieter in das E-Mail-Postfach eingeht, erinnern wir uns daran. Bei mir persönlich waren diese Zombi-Accounts oft Konten bei Spiele-Anbietern oder irgendwelchen Internet-Foren.

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Mobil lesen (und auch umsetzen)

Arbeitet man mobil, ist man i.d.R. auch viel unterwegs und hat immer mal wieder (kleinere) Zeitfenster, die man zum Lesen nutzen könnte. Dies kann im Bus, in der Bahn oder in der Lounge des Flughafens der Fall sein. Um vorbereitet zu sein, sollte ein entsprechendes Buch Teil des mobilen Equipments sein. Im Folgenden gehe ich darauf ein, ob man eher einen E-Book-Reader oder ein gedrucktes Buch einpacken sollten und wie man das aus dem Buch Erlernte möglichst effektiv notieren und umsetzen kann.

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Ein Leben ohne Drucker

Vor ca. einem Monat ist mir nach langer Zeit das Drucker-Papier ausgegangen. Statt mir direkt neues Papier für die gelegentlichen Druck-Vorgänge zu kaufen, habe ich mich zu einem Selbstversuch entschieden: Ich kaufe kein neues Drucker-Papier und versuche für einen Monat wirklich alles digital zu erledigen. Dabei konnte ich einige wichtige Erfahrungen sammeln, die ich in diesem Artikel zusammenfassen möchte.

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Zeit sparen durch automatische Dokumenten-Einsammlung

Täglich erhalte ich E-Mails von Online-Portalen, die mich über neue Rechnungen informieren. Die Rechnungen kann ich nach einem Login im jeweiligen Portal herunterladen. Anschließend muss ich diese noch in meiner Nextcloud ablegen. Das kostet jeweils 1-2 Minuten und ist schnell erledigt, summiert sich jedoch schnell auf. Hinzu kommen noch die Portale, die mich nicht über neue Rechnungen informieren. Diese muss ich z.B. einmal monatlich manuell ansteuern und die Rechnungen herunterladen. Aufsummiert verschwende ich durch das manuelle Herunterladen und Ablegen der Rechnungen sehr viel Zeit.

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Fehler beim Umstieg auf’s papierlose Büro

Im Jahr 2018 bin ich auf’s papierlose Büro umgestiegen. Im Nachhinein hätte ich einige Fehler vermeiden können. Nein, eigentlich sind es keine Fehler, sondern Erkenntnisse, die ich gerne in diesem Blog-Artikel mit Dir teilen möchte. Grundlegend hat alles gut funktioniert. Es gab jedoch ein paar Punkte, die besser hätten funktionieren können.

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Effizient News lesen

Wir beziehen über viele verschiedene Kanäle unsere News. Neben den aktiv abgerufenen News (z.B. über News-Portale und Blogs) erreichen uns auch ohne unser Zutun weitere News. Dazu gehören z.B. die Newsletter, die wir in der Vergangenheit abonniert haben. Schnell sammeln sich diverse Newsletter-Abonnements an, die täglich unser E-Mail-Postfach fluten. Bis vor einigen Jahren bin ich damit wie folgt umgegangen: Regelmäßig das E-Mail-Postfach öffnen und alle eingetrudelten, nicht relevanten Newsletter-E-Mails löschen. Anschließend blieben die E-Mails übrig, die ich lesen wollte. Dieses Vorgehen beobachte ich heute noch bei vielen Leuten. Um einen 5€-Gutschein für einen Online-Shop zu bekommen, wurde deren Newsletter abonniert. Diese landen seitdem regelmäßig im E-Mail-Postfach, werden nie gelesen, belegen unnötig Speicherplatz und verursachen Arbeit, die durch’s Löschen anfällt.

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Arbeiten im „Smartphone-Only“-Office

Mitte Oktober waren wir für eine Woche auf Kreta. Ich wollte den Urlaub nutzen, um abseits des Alltags zu lesen und die kreative Zeit für ein wenig Brainstorming zu nutzen. Das Notebook habe ich deshalb zuhause gelassen, um nicht doch wieder in das alltägliche, operative „Doing“ zurückzufallen. Neben dem eBook-Reader, einem Papier(!)-Notizbuch und meinem Smartphone habe ich keinerlei Arbeits-Equipment eingepackt. Dinge, die nicht bis nach dem Urlaub warten konnten, habe ich somit im „Smartphone-Only“-Office bearbeitet.

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