Leerer Briefkasten

Inbox-Zero: Fluch oder Segen?

Die E-Mail ist auch noch heute ein wichtiges Kommunikationsmittel. Gerade in Unternehmen wird die sie noch oft als Standard für die Kommunikation mit den Kollegen oder Geschäftspartnern angesehen. Das E-Mail-Postfach ist die zentrale Stelle, an der alles zusammenläuft: Die zu erstellende Powerpoint-Präsentation für den Chef, die Benachrichtigung über neue Dokumente im Onlinebanking-Postfach usw.

Der Posteingang des E-Mail-Kontos wird somit täglich von vielen E-Mails geflutet. Damit wir darin nicht untergehen, versuchen wir, es regelmäßig aufzuräumen. Trotz ungelesener E-Mails Feierabend machen? Ein No-Go. Wer weiß denn schon, ob wir dadurch vielleicht eine wichtige E-Mail übersehen haben?

Andererseits haben wir nicht die Zeit, um alle E-Mails direkt zu bearbeiten. Hier kommt das sog. Inbox-Zero-Prinzip in’s Spiel. Es hilft Dir dabei, Dein E-Mail-Postfach aufzuräumen, obwohl Du die in den E-Mails genannten Aufgaben nicht direkt erledigen musst.

So geht Inbox-Zero

E-Mails rufst Du nur noch aktiv ab. D.h., dass Du sie nicht mehr abrufst, weil Du an der Supermarktkasse gerade 2 Minuten Zeit hast. Du hast ja sowieso keine Zeit, um die Aufgaben zu erledigen und solltest Dich somit auch nicht mit den neu eingegangenen E-Mails belasten. „E-Mails aktiv abrufen“ bedeutet, dass Du Dir gezielt Zeit nimmst, um Deine E-Mails abzurufen. Dies kann z.B. jeweils einmal am Vormittag, Mittag und Nachmittag der Fall sein.

Deine neuen E-Mails landen dann im Posteingang. Du schaust sie Dir nacheinander an und entscheidest direkt, was damit passieren soll: Beantworten, Archivieren, Delegieren oder Löschen.

Beantworte Deine E-Mails direkt, wenn Du es innerhalb von 2 Minuten erledigen kannst. Falls die Bearbeitung länger dauert, wandle die E-Mail in eine Aufgabe um und verschiebe sie in Deinen Aufgabenmanager. Falls Du Dein E-Mail-Postfach als Aufgabenübersicht verwendest, kannst Du die E-Mail in den Ordner „Aufgaben“ verschieben. Du setzt einen virtuellen Assistenten ein oder hast Mitarbeiter, die Dich unterstützen? Dann kannst Du die in der E-Mail beschriebene Aufgabe delegieren. Für den wahrscheinlichen Fall, dass es sich bei der E-Mail um Spam oder eine sonstige, unerwünschte E-Mail handelt, kannst Du sie einfach löschen.

Nachdem Du alle E-Mails nach diesem Prinzip bearbeitest hast, sollte Dein Posteingang leer sein. Vereinfacht gesagt adaptierst Du dadurch lediglich das Verfahren, das Du bereits von Deinem Briefkasten kennst. Du entnimmst die Hand voll Post und kategorisierst diese direkt. Werbung in den Müll. Der Rest landet entweder in Deiner Ablage oder auf dem Küchentisch, um von den Familienmitgliedern bearbeitet zu werden. Den Briefkasten leerst Du nur einmal täglich. Du hast vermutlich keine Kamera im Briefkasten installiert, um an der Supermarktkasse zu prüfen, ob vielleicht schon ein Brief eingeworfen wurde.

Zwang

Das Prinzip der Inbox-Zero ist schön. Das E-Mail-Postfach ist am Nachmittag leer und alle E-Mails sind verschoben oder sogar gelöscht (Aus dem Blick, aus dem Sinn). Noch einen Blick auf den leeren Posteingang werfen und beruhigt in den Feierabend starten. Man kann sich jedoch auch sehr daran gewöhnen. Sollte das Kategorisieren der E-Mails am Nachmittag einmal ausfallen, muss man auch einmal mit einer Inbox-Non-Zero in den Feierabend starten können. Dieses Gefühl kann als „Ich habe heute nicht alle Aufgaben erledigt“ interpretiert werden und zu Unbehagen führen.

Falls es einmal dazu kommen sollte: Denke daran, dass Dich das Inbox-Zero-Prinzip oft unterstützt hat. Wenn es einmal nicht klappen sollte, ist es auch nicht so schlimm. Dadurch, dass Du Deine E-Mails nur noch aktiv in regelmäßigen Abständen abrufst, weißt Du, dass E-Mails nicht direkt beantwortet werden müssen. Es macht also nichts, wenn die E-Mails vom Nachmittag unbearbeitet bis zum nächsten Vormittag liegen bleiben.

Fazit

Inbox-Zero ist eine gute Möglichkeit, um den E-Mail-Posteingang übersichtlich zu halten. Es sorgt dafür, dass jede E-Mail auf irgendeiner Weise bearbeitet wird und nichts unter geht. Ein großer Vorteil ist, dass Du dadurch aktiv Deine E-Mails abrufst. Falls Du das Gefühl hast, dass Dein E-Mail-Postfach Deinen Arbeitstag bestimmt, kannst Du dies mithilfe der aktiven Bearbeitung Deiner E-Mails umkehren. Du bestimmst, wann Du Deine E-Mails abrufst. Es taucht nicht unaufgefordert eine E-Mail-Benachrichtigung auf, die Dich von Deiner aktuellen Aufgabe ablenkt und Deinen Tagesplan beeinflusst.

Probiere es doch einmal aus. In Deinem Posteingang liegen derzeit 10.000 E-Mails und Du fragst Dich, wie Du jemals zu einer Inbox-Zero gelangen kannst? Wenn Du das Inbox-Zero-Prinzip ausprobieren möchtest, lege doch einfach einen Ordner „Archivierter Posteingang“ an und verschiebe Deinen derzeitigen Posteingang in diesen Ordner. Du kannst somit mit einem leeren Posteingang starten und ausprobieren, ob das Vorgehen für Dich funktioniert. Wenn Du dann später einmal die Zeit findest, kannst Du Deinen archivierten Posteingang aufräumen. Für den Test solltest Du diesen jedoch erst einmal zur Seite legen.

Viel Spaß wünsche ich Dir!

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Ein Gedanke zu „Inbox-Zero: Fluch oder Segen?“

  1. Als „kurze“ Ergänzung zu deinem Thema, hier noch ein paar Gedanken von mir:

    Ich selber habe die Zero-Inbox Methode schon einmal ausprobiert. Ich kann nur zustimmen, dass es ein positives Gefühl ist, wenn das Mail Postfach nahezu immer leer ist. Unbestritten ist es effektiv, sämtliche unwichtige Mails, Newsletter und Werbung sofort zu löschen, Rechnungen zu archivieren und Projektinfos in Ablage X zu verschieben!

    Ich finde es aber wichtig zu erwähnen, dass man sich bewusst sein sollte, dass die wichtigen Mails und Aufgaben dadurch nicht verschwinden, sondern nur in ein drittes Tool (GTD, etc.) seiner Wahl verschoben werden. Spätestens, wenn sich die Aufgaben dort anstauen, hat man das Problem nur verlagert.

    Da ich persönlich zunehmend ein Freund davon geworden bin, so wenig Apps und Tools wie möglich zu verwenden, habe ich mir ein E-Mail Programm ausgesucht, welches mich hier direkt unterstützt.
    Anfangs war dieses Airmail. Aus Gründen der Sicherheit bin ich später auf Canary Mail* geswichted. In punkto Features und Sicherheit könnte man bestimmt einen eigenen Post zu Canary Mail schreiben. An dieser Stelle sei nur mal erwähnt, was Airmail, Canary Mail und weitere gemeinsam haben:

    Neben den Standard Funktion (Löschen, Archivieren, Verschieben) zum Aufräumen seiner Mails mittels anpassbarer Wischgesten, bieten diese Programme zwei meiner Meinung nach sehr praktische Funktionen:

    1) Snooze
    Man kann in den Einstellungen Zeiten für bestimmte Wiedervorlagen angeben:
    – Later Today, +3 Stunden
    – Tomorrow, 09:00 Uhr
    – This Week, Samstags 13:00 Uhr
    – Next Week, Montag 10:00 Uhr
    – Pick Date
    Da man in Canary die Wischgesten auf den Nachrichten, wie bereits erwähnt, gut anpassen kann, hat man somit die Möglichkeit, bei jeder Mail zu entscheiden, wann ich dieser E-Mail „erneut“ bekommen möchte. Sie verschwindet anschließend aus seinem Postfach und wird zu besagten Zeit „erneut zugestellt“.
    Ist man also gerade unterwegs ins Büro, sagt man „Later Today“. Bekommt man seine Nachricht kurz vor dem Feierabend, sagt man „Tomorrow“ usw.

    2) Pin
    Man kann in seinem Postfach Mails anpinnen, sodass sie ungeachtet, wie alt sie sind, stets ganz oben zu sehen sind. Wenn man also etwas nicht aus dem Auge verlieren möchte, weil sich das Postfach schnell wieder gefüllt hat und Nachrichten aus dem Fokus verschwinden, hat man diese somit immer im Blick, sobald man sein/e App/Programm öffnet.
    Bsp. dafür sind:
    – Newsletter mit Rabatt-Aktionen, die am Tag X ablaufen und man bis dahin nutzen möchte
    – Support/Anfragen, die in Vergessenheit geraten, wenn es Tage/Wochen dauert, bis eine Reaktion kommt
    – Feedback an seinen Versicherungsberater geben, welches man aber über Snooze (s.o.) nicht konkret planen möchte oder kann

    Ich denke, mit diesen zwei zusätzlichen Funktionen hat man eine sehr gute Möglichkeit, seine Mails und daraus resultierenden Aufgaben, direkt im Mail Programm zu koordinieren. Man muss sich natürlich damit anfreunden, dass ein volles Postfach kein Problem ist, sondern lediglich eine Bestandsaufnahme dessen, was noch zu tun ist.

    *) Canary Mail gibt es übrigens als App (iOS und bald auch Android), sowie für macOS

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