Synchronisation

Going Home #2: Dateien via Nextcloud empfangen und freigeben

Was bringt ein Cloud-Speicher, wenn wir in ihm keine Daten ablegen können? Im Artikel zur Einrichtung der privaten Cloud haben wir bereits einen Desktop-Client für die Synchronisation mit unserem Computer eingerichtet. Auf diesem Wege können wir bereits Dateien hinzufügen. I.d.R. möchten wir jedoch nicht nur alleine mit unserer Cloud arbeiten, sondern auch anderen Personen die Möglichkeit geben, Dateien in der Cloud abzulegen oder abzurufen.

Zentrale Inbox

Täglich erhalte ich neue Dokumente über E-Mails usw., die ich in meiner privaten Cloud ablegen möchte. Flattert eine neue E-Mail mit einer Rechnung in’s Postfach, müsste ich diese herunterladen und in den jeweiligen Ordner des Cloud-Speichers ablegen. Das kostet jedes mal viel Zeit und lenkt unnötig ab. Deshalb habe ich für mich ein System entwickelt, in dem ich einen zentralen INBOX-Ordner angelegt habe. In diesen Ordner landen erstmal alle Dokumente, die auf irgendeinem Wege bei mir eingegangen sind – egal, ob via E-Mail, SnapSnap-Scan oder automatischem Portal-Download. In regelmäßigen Abständen nehme ich mir dann den INBOX-Ordner vor, bezahle die Rechnungen und verschiebe alle Dokumente in die richtigen (Unter-)Ordner. Das ist ein guter Kompromiss, um nicht ständig durch das Einsortieren von Dokumenten abgelenkt zu werden und dennoch möglichst schnell alle Dokumente in meinem Cloud-Speicher (vorübergehend im INBOX-Ordner) abzulegen.

Ich denke, dass es auch für dich eine gute Lösung sein kann, einen zentralen Inbox-, Eingangs- oder Posteingangs-Ordner anzulegen. Die Namensgebung überlasse ich dir. Wenn du möchtest, kannst du auch einen Dienstleister verwenden, der dir die Dokumente bei deinen Online-Portalen einsammelt und anschließend (z.B. via WebDAV) im INBOX-Ordner deiner Cloud ablegt. Somit landen alle Rechnungen, Lieferscheine etc. in deinem zentralen Eingangs-Ordner und können von dort weiterverarbeitet und verschoben werden. Details zur Einsammlung aller deiner Dokumente findest du im Artikel Zeit sparen durch automatische Dokumenten-Einsammlung.

Dateien freigeben

Statt deinem Kunden die Projektdokumentation via E-Mail-Anhang zuzuschicken, kannst du ihm auch einfach die entsprechende PDF-Datei in deinem Cloud-Speicher freigeben. Die Datei liegt dort doch bereits. Warum diese dann nicht einfach freigeben und den Speicherplatz des E-Mail-Postfaches schonen? Bei der Freigabe von Dateien in Nextcloud hast zu zwei Möglichkeiten:

  1. Du kannst Ordner und Dateien für andere Personen freigeben, die ebenfalls ein Benutzerkonto in deiner Nextcloud haben. Dies ist i.d.R. der Fall, wenn du etwas für deine Arbeitskollegen oder – im Falle einer privat eingesetzten Cloud – für Familienmitglieder freigeben möchtest.
  2. Du kannst Ordner und Dateien anhand eines Freigabe-Links freigeben. Die Empfänger benötigen kein Benutzerkonto in deiner Nextcloud, sondern lediglich den von dir erzeugten Freigabe-Link, um auf die freigegebenen Ordner und Dateien zugreifen zu können.

Für beide Freigabe-Arten musst du beim jeweiligen Ordner bzw. bei der jeweiligen Datei auf das Freigabe-Icon klicken. Möchtest du die Freigabe für einen anderen Nextcloud-Benutzer einrichten, kannst du einfach nach dem Namen des Benutzers suchen und ihn zur Liste hinzufügen. Für die Freigabe via Freigabe-Link klickst du einfach auf das „+“-Zeichen hinter „Link teilen“. Bei beiden Freigabe-Arten kannst du im Anschluss noch Berechtigungen definieren. Standardmäßig ist lediglich der lesende Zugriff möglich, jedoch kannst du auch den Schreib-Zugriff erlauben. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn du von verschiedenen Arbeitskollegen die Protokolle der letzten Besprechung oder von Freunden die Fotos der letzten Geburtstagsparty einsammeln möchtest.

Weitere Details zur Freigabe von Ordnern und Dateien unter Nextcloud findest du in der Nextcloud-Dokumentation.

Digitaler Briefkasten

Nachdem wir einen zentralen Inbox-Ordner angelegt und gelernt haben, wie wir Dateien oder ganze Ordner für andere Personen freigeben können, können wir diese beiden Funktionen kombinieren und einen digitalen Briefkasten einrichten. Einen Briefkasten? Wir können eine Freigabe einrichten, über die andere Personen Dateien für uns ablegen können. So, wie es auch beim Briefkasten vor unserer Wohnungstür funktioniert. Ebenso können die wir Freigabe so konfigurieren, dass lediglich Dateien hochgeladen, aber nicht die bereits vorhandenen Dateien eingesehen werden können. Auch dies ist genauso wie beim Briefkasten: Jeder darf einen Brief hineinwerfen, kann die bereits hineingeworfenen Briefe aber nicht einsehen.

Wie kannst du nun in deiner Nextcloud einen digitalen Briefkasten einrichten? Dazu musst du einen Ordner wählen, der als Briefkasten fungieren soll. Du kannst dazu z.B. den INBOX-Ordner verwenden, den du bereits angelegt hast.

Über die bereits kennengelernte Freigabe-Funktion kannst du für diesen Order eine neue Link-Freigabe erstellen. Standardmäßig hat die Freigabe den Modus „Schreibgeschützt“. Für den digitalen Briefkasten solltest du jedoch das Hochladen erlauben und den Modus somit auf „Dateien ablegen (nur Hochladen)“ einstellen. Ein Einsehen und Herunterladen der bereits vorhandenen Dateien ist dadurch für die „fremde“ Person nicht möglich. Wenn du möchtest, kannst du für den Freigabe-Link zusätzlich einen Passwortschutz einrichten.

Du kannst das Ganze einfach testen, indem du den generierten Freigabe-Link in einem privaten Browser-Fenster öffnest. Du wirst sehen, dass du neue Dateien hochladen, aber nicht die bereits vorhandenen Dateien einsehen kannst. Nach deinem Test kannst du den Freigabe-Link an Personen weiterleiten, die Dateien für dich zur Verfügung stellen sollen. Z.B. könnte dein Steuerberater diesen Link verwenden, um dir deine monatlichen Auswertungen zur Verfügung zu stellen. Du bist nicht gezwungen, für jede Person einen neuen Freigabe-Link zu deinem digitalen Briefkasten zu erzeugen. Da niemand die bereits hochgeladenen Dateien einsehen kann, stellt es kein Problem dar. Es ist ja nur ein Briefkasten, in dem jeder Dateien für dich „einwerfen“ kann.

Viel Spaß mit den Freigabe-Funktionen, die dir Nextcloud für deine private Cloud bietet. Sie bieten sehr viele Möglichkeiten (z.B. die Einrichtung des digitalen Briefkastens). Erst die Nutzung der Freigabe-Funktionen zeigt, wie nützlich der Betrieb einer eigenen Cloud-Lösung ist.

Wichtige Links

Hier nochmal die wichtigsten Link dieses Artikels:

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