Kanban-Board

Projekte in Nextcloud via Kanban verwalten (Going Home #10)

In den vergangenen Artikeln haben wir viele Apps unserer privaten Cloud eingerichtet, damit wir uns besser organisieren können. U.a. haben wir eine TODO-Liste eingerichtet, sodass wir unsere Aufgaben verwalten können. Möchten wir größere Projekte umsetzen, bietet sich ggf. die Nutzung Projektmanagement-Methode Kanban an. Dabei handelt es sich um eine Methode, in der die zu erledigenden Aufgaben verschiedene Phasen durchlaufen. Diese Phasen werden in Spalten dargestellt (siehe Titelbild). Um auch das Projektmanagement für uns und unsere Kollegen in unserer privaten Cloud abbilden zu können, werden wir in diesem Artikel ein entsprechendes Werkzeug einrichten.

Nextcloud bietet eine Kanban-App namens Deck an. Du kannst sie einfach über den Nextcloud-App-Store installieren und anschließend unter der URL https://[DEINE-NEXTCLOUD-URL]/index.php/apps/deck erreichen. Ebenfalls sollte sich im Hauptmenü anschließend eine Verlinkung zur App „Deck“ befinden.

Kanban-App „Deck“ in Nextcloud – Quelle: https://apps.nextcloud.com/apps/deck

Ähnlich der TODO-App kannst du in der Deck-App in der linken Spalte neue sog. Boards anlegen. Hier bietet es sich an, dass du je Projekt ein separates Board anlegst. Du kannst die Boards anschließend über die „Teilen“-Funktion für die Kollegen freigeben, mit denen du gemeinsam am jeweiligen Projekt arbeitest. Die angelegten Boards sind initial leer. Du kannst nun frei die Spalten konfigurieren, in denen sich die zu erledigenden Aufgaben bewegen dürfen. Sinnvoll für den Start sind z.B. die Spalten „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Eingehende Aufgaben landen erstmal in der Spalte (bzw. auf dem Stapel) namens „Offen“. Werden sie bearbeitet, verschiebt der bearbeitende Mitarbeiter die Karte in die Spalte „In Arbeit“. Dadurch kann jeder Kollege sehen, was gerade in Arbeit ist und was von wem bearbeitet wird. Ist die Arbeit erledigt, wird die Karte in die Spalte „Erledigt“ verschoben.

Diese Vorgehen mit den drei Spalten hat viele Vorteile. Du siehst jederzeit, welche Aufgaben in Arbeit sind und kannst dich darauf konzentrieren. Um die Übersichtlichkeit zu bewahren, wirst du primär die Aufgaben bearbeiten, die sich bereits in der Spalte „In Arbeit“ befinden. Dadurch bearbeitest du parallel weniger Aufgaben (Fokus!).

Für mich hat sich die Arbeit nach der Kanban-Methode bewährt. Ich habe zwischen den Spalten „Offen“ und „In Arbeit“ noch eine Spalte „Geplant“ hinzugefügt. Jeweils in der Wochenplanung verschiebe ich alle Karten von der Spalte „Offen“ in die Spalte „Geplant“, die ich für die kommende Woche geplant habe. Alle anderen Aufgaben in der Spalte „Offen“ kann ich dadurch ausblenden und verringere dadurch unnötige Ablenkungen.

Synchronisation mit dem Smartphone

Lange Zeit habe ich lediglich mit der Web-Anwendung der Deck-App gearbeitet. Seit einigen Wochen setze ich jedoch auch eine Android-App dafür ein, die sehr gut funktioniert. Es handelt sich um die Drittanbieter-App Nextcloud Deck. Die App kann einfach installiert und eingerichtet werden. Falls du bereits die „normale“ Nextcloud-App auf deinem Smartphone eingerichtet hast, brauchst du in der Deck-App nicht einmal deine Zugangsdaten eingeben. Es wird einfach der im Android-Betriebssystem hinterlegte Nextcloud-Account verwendet. Du musst beim Start der Deck-App lediglich die Nutzung des Accounts bestätigen/freigeben.

Für iOS gibt es scheinbar bisher keine App. Die Android-App ist aber auch erst vor kurzem gestartet, sodass vielleicht noch eine iOS-App nachgereicht wird.

Fazit

Die Kanban-App „Deck“ für die Nextcloud ist eine wirklich tolle App für die Arbeit nach der Kanban-Methode. Sie kann bzgl. der Funktionen nicht mit Trello mithalten, bietet meiner Meinung nach aber alles, um seine Arbeit (auch im Team) zu organisieren. Die Smartphone-Integration mithilfe der Android-App ist ebenfalls sehr gut und wird stetig weiterentwickelt.

Wichtige Links

Hier nochmal die wichtigsten Link dieses Artikels:

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