Frosch mit Tablet vor Telefonzelle

E-Mail, Telefon oder persönliches Treffen?

Wer kennt es nicht? Man schreibt gerade konzentriert an einem Artikel zum Thema „E-Mail, Telefon oder persönliches Treffen?“ und plötzlich klingelt das Telefon. Das war’s dann mit der Konzentration. Wir nehmen das Gespräch an. Der Anrufende fragt uns, wann der Artikel XY veröffentlicht werden soll. Wir geben Auskunft und schreiben anschließend am Artikel weiter, damit der soeben genannte Termin auch von uns eingehalten werden kann.

Doch bevor wir mit dem Schreiben fortfahren können, regen wir uns erst einmal auf. Warum hat Herr Meyer nicht einfach eine E-Mail oder Chat-Nachricht geschrieben und stattdessen angerufen? Ich war doch so toll im Schreibfluss und wurde nun unnötigerweise unterbrochen.

Die Frage ist: Wann sollte ich eine E-Mail oder Chat-Nachricht schreiben, wann sollte ich lieber zum Telefon greifen und wann ist sogar ein persönliches Treffen vorteilhaft?

E-Mail

Die E-Mail steht stellvertretend für alle asynchronen Kommunikationsmittel. D.h., auch Chat-Anwendungen (Slack etc.) gehören zu dieser Kategorie.

Ein solches asynchrones Kommunikationsmittel macht immer dann Sinn, wenn wir nicht auf eine direkte Antwort angewiesen sind. Hätte Herr Meyer auch ein paar Minuten oder Stunden auf den Veröffentlichungstermin warten können, hätte er uns einfach eine Chat-Nachricht oder sogar eine E-Mail schicken können. Wir hätten konzentriert an unserem Artikel arbeiten und im Anschluss die von ihm gestellte Frage beantworten können.

E-Mails oder ähnliche Kommunikationsmittel sollten also immer dann eingesetzt werden, wenn keine direkte (synchrone) Antwort benötigt wird.

Spezialfall E-Mail: Bisher wurden E-Mails und Chat-Nachrichten über einen Kamm geschert. E-Mails haben jedoch noch einen anderen Zweck: Sie sind verbindlicher. Es ist „sicherer“, wenn Du einer Person Informationen via E-Mails zukommen lässt, statt dies im Vorbeigehen an der Kaffeemaschine zu erledigen.

„Wer schreibt, der bleibt“

Möchtest Du zu einem späteren Zeitpunkt beweisen können, dass Du jemandem bestimmte Informationen hast zukommen lassen, solltest Du dies schriftlich erledigen. Aus dem gleichen Grund solltest Du auch immer die schriftlichen Protokolle von wichtigen Telefonaten und persönliches Gesprächen via E-Mail an die Gesprächspartner schicken. Dadurch vermeidest Du die allseits bekannten „Das habe ich nicht gewusst“ und „Das haben wir anders besprochen“. Ein schriftliches Protokoll ist in diesem Fall Gold wert.

Telefon

Das Telefon scheint der Liebling vieler Menschen zu sein. Auch Du kennst sicherlich die Personen, die immer (wirklich immer) zum Telefonhörer greifen. Du arbeitest konzentriert an Deinem Artikel und wirst ständig aufgrund wirklich banaler Themen angerufen und aus dem Schreibfluss gerissen.

Bevor wir uns jedoch zu stark über diese unterbrechenden Anrufe aufregen, sollten wir uns in die Lage des Anrufenden versetzen. Natürlich sind es oft Themen, die auch via E-Mail oder Chat-Nachricht geklärt werden können. Vielleicht haben die Personen in der Vergangenheit jedoch schlechte Erfahrungen gemacht und auf E-Mails keine Antwort erhalten. Oft ist es jedoch so, dass die Person gerade mitten in einer Aufgabe steckt und nur diese eine fehlende Information benötigt, um an der Aufgabe weiterarbeiten zu können (z.B. der Veröffentlichungstermin des Artikels).

Wir denken „Das kann doch warten und war nun wirklich keinen Anruf wert“. Für die anrufende Person war diese kleine, fehlende Information jedoch einen Blocker, der eine Weiterarbeit an der Aufgabe ermöglicht hat. Vielleicht wird der Veröffentlichungstermin für eine geplante Werbekampagne benötigt und das Werbeunternehmen muss kurzfristig entsprechend über die anstehenden Termine informiert werden.

Es gilt also zu beachten: Natürlich sind Anrufe oft unnötig. Dennoch sollten wir im Hinterkopf behalten, dass der Grund für den Anruf für eine andere Person durchaus wichtig und zeitkritisch sein kann. Vielleicht arbeitet die Person nur an einem Thema und kann einfach nicht weiterarbeiten, wenn sie die benötigten Informationen nicht schnell über’s Telefon einsammelt.

Persönliches Treffen

Das persönliche Treffen ist die Ausbaustufe des Telefonates. Es wird oft eingesetzt, wenn man eine Person erst einmal kennenlernen möchte (z.B. Bewerbungsgespräche).

Der Vorteil ist, dass dadurch die Mimik des Gegenüber wahrgenommen werden kann. Während wir etwas erzählen, erhalten wir über die Mimik ein direktes Feedback und können das Gespräch entsprechend steuern.

Durch die Einführung der Videotelefonie sind die beiden Themen „Telefonat“ und „Persönliches Treffen“ ein wenig zusammengewachsen. Möchte man dem Gegenüber während des Gespräches in die Augen schauen können, reicht auch oft schon ein Videotelefonat aus. Dies ist i.d.R. auch zeitsparender, da die Anreise zum Treffpunkt entfällt.

Fazit

Die Wahl des richtigen Kommunikationsmittels ist oft gar nicht so einfach. Es ist eine sehr subjektive Angelegenheit. Für die eine Person ist ein Thema wichtig und zeitkritisch. Für die andere Person ist es weniger wichtig, sodass ein Anruf zu diesem Thema als unnötig angesehen wird.

Als Anhaltspunkt versuche ich einmal die wichtigsten Punkte zusammenzufassen:

Wann eine E-Mail schreiben?

Eine E-Mail solltest Du immer dann schreiben, wenn Du nicht auf eine unmittelbare Antwort angewiesen bist. Dies ist i.d.R. bei Themen der Fall, die nicht zeitkritisch sind. Ebenfalls solltest Du das Format der E-Mail wählen, wenn Du wichtige Dinge mitteilen möchtest und die von Dir versandte E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt als „Beweismittel“ oder zur Beseitigung von Unklarheiten dienen kann.

Wann zum Telefonhörer greifen?

Den Telefonhörer solltest Du immer dann in die Hand nehmen, wenn Du auf eine direkte (synchrone) Antwort Deines Kommunikationspartners angewiesen bist. Leider weißt Du nicht immer genau, ob Du den Angerufenen gerade bei der Bearbeitung einer wichtigen Aufgabe störst und solltest das Telefon somit immer mit Bedacht einsetzen.

Natürlich eignet sich das Telefon sehr gut, um das typische E-Mail-Ping-Pong zu vermeiden. Merkst Du während einer E-Mail-Kommunikation, dass das Ping-Pong-Spiel zu starten droht, greife doch lieber kurz zum Telefonhörer.

Wann persönlich treffen?

Ein persönliches Treffen ist immer sinnvoll, um sich kennenzulernen und sich auf einer persönlichen Ebene auszutauschen. Du kannst die Mimik des Gegenüber wahrnehmen und besser einschätzen, wie die Person zu eurem Gesprächsinhalt steht.

Die Durchführung eines persönlichen Treffens kann jedoch auch zeitintensiv sein, sodass Du ebenfalls die Durchführung eines Videotelefonates in Betracht ziehen solltest.

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