Briefkästen

Zeit sparen durch automatische Dokumenten-Einsammlung

Täglich erhalte ich E-Mails von Online-Portalen, die mich über neue Rechnungen informieren. Die Rechnungen kann ich nach einem Login im jeweiligen Portal herunterladen. Anschließend muss ich diese noch in meiner Nextcloud ablegen. Das kostet jeweils 1-2 Minuten und ist schnell erledigt, summiert sich jedoch schnell auf. Hinzu kommen noch die Portale, die mich nicht über neue Rechnungen informieren. Diese muss ich z.B. einmal monatlich manuell ansteuern und die Rechnungen herunterladen. Aufsummiert verschwende ich durch das manuelle Herunterladen und Ablegen der Rechnungen sehr viel Zeit.

In einem Podcast habe ich vor einiger Zeit von GetMyInvoices gehört, es aber nicht weiter verfolgt. Es handelt sich um einen Internet-Dienst, der Rechnungen und sonstige Dokumente vieler Online-Portale einsammelt und anschließend auf einem gewünschten Cloud-Speicher ablegt. Einmal eingerichtet, passiert das vollkommen automatisch, sodass die Rechnungen automatisch am gewünschten Speicherort (z.B. in der Nextcloud) abgelegt werden. Nachdem ich meine Backups fast vollständig automatisiert habe, wollte ich auch die o.a. manuellen Prozesse automatisieren. Somit habe ich mich bei GetMyInvoices angemeldet, um es zu testen. Ein kostenloser, unverbindlicher Test ist für 14 Tage möglich.

Datenfluss

Die Oberfläche von GetMyInvoices ist sehr intuitiv. Du kannst es dir so vorstellen, dass es für jedes angebundene Online-Portal einen Eingangskanal gibt. Alle Rechungen landen in einem großen Topf. Für jeden Cloud-Speicher, in dem die Rechnungen abgelegt werden sollen, gibt es einen Ausgangskanal. Im ersten Schritt legst du unter „Firmen & Portal“ ein gewünschtes Online-Portal an, von dem die Rechnungen heruntergeladen werden sollen. In den meisten Fällen musst du in diesem Schritt deine Zugangsdaten eingeben. Direkt nach dem Speichern werden die bereits vorhandenen Dokumente heruntergeladen. Du kannst sie anschließend über den Menüpunkt „Dokumente“ einsehen.

Um die heruntergeladenen Dokumente im gewünschten Cloud-Speicher abzulegen, musst du diesen als Ausgangskanal konfigurieren. Dies kannst du über dem Menüpunkt „Synchronisieren“ erledigen und dort ein sog. „Export-Synchronisations-Konto“ einrichten. In meinem Fall habe ich meine Nextcloud via WebDAV angebunden. Nachdem du alle weiteren, gewünschten Online-Portale unter „Firmen & Portale“ eingetragen hast, ist deine Arbeit auch schon erledigt, sodass GetMyInvoices die weitere Arbeit für dich erledigt.

Es ist auch möglich, weitere Logiken für die Steuerung des Datenflusses zu einzurichten. Heruntergeladene Dokumente können z.B. mit Tags versehen werden. Über die Tags kann gesteuert werden, welche Dokumente zu welchen Cloud-Speichern übertragen werden sollen. Es ist z.B. möglich, dass Rechnungen automatisch via DATEV Unternehmen online an den Steuerberater übertragen werden. Diese Funktion nutze ich derzeit jedoch noch nicht. Einen guten Überblick über die Funktionsweise von GetMyInvoices zeigt das folgende Video:

404 – Portal not found

Aktuell werden ca. 5000 Online-Portale unterstützt. Es kommt vor, dass du ein Online-Portal über GetMyInvoices abfragen lassen möchtest, das Portal aber nicht auswählbar ist. In dem Fall gibt es einen Link „Portal nicht gefunden? Portal vorschlagen!“, über den du ein neues Portal vorschlagen kannst. Ich habe das bereits für fünf Portale gemacht und war erstaunt, wie schnell diese von GetMyInvoices hinzugefügt wurden. Teilweise standen diese bereits am Folgetag zur Verfügung. Auch auf sonstige Support-Anfragen wurde sehr schnell geantwortet und eine Lösung angeboten.

Fazit

Durch GetMyInvoices konnte ich das zeitaufwändige Herunterladen von Rechungen und sonstigen Dokumenten von den zahlreichen Online-Portalen automatisieren. Ich muss auch nicht mehr dran denken, regelmäßig die Online-Portale anzusteuern, die mich nicht via E-Mail über neue Dokumente informieren. Dadurch spare ich viel Zeit, die ich anderweitig nutzen kann. GetMyInvoices kostet zwar ein paar Euro, wird sich aber schnell rentieren.

Als einzigen Nachteil sehe ich, dass man bei der Anbindung von Online-Portalen die eigenen Zugangsdaten angeben muss. Anders ist es aber auch nicht möglich, solange die Online-Portale keinen Zugriff über Access-Token anbieten. Das Sicherheitskonzept von GetMyInvoices macht jedoch einen guten Eindruck, sodass ich da keine Bedenken habe.

Setzt du bereits GetMyInvoices ein oder hast Erfahrung mit alternativen Anbietern sammeln können? Ich freue mich über Ideen, wie ich meine Prozesse weiter automatisieren kann.

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