Aktenstapel

Fehler beim Umstieg auf’s papierlose Büro

Im Jahr 2018 bin ich auf’s papierlose Büro umgestiegen. Im Nachhinein hätte ich einige Fehler vermeiden können. Nein, eigentlich sind es keine Fehler, sondern Erkenntnisse, die ich gerne in diesem Blog-Artikel mit Dir teilen möchte. Grundlegend hat alles gut funktioniert. Es gab jedoch ein paar Punkte, die besser hätten funktionieren können.

Scanner

Bereits vor einigen Jahren bin ich mit der Digitalisierung meiner Dokumentente gestartet. Dabei habe ich nur die Dokumente eingescannt, die ich auch in digitaler Form benötigte, um sie z.B. via E-Mail zu verschicken. Da das Einscannen nur sporadisch erfolgte, habe ich es mit dem Flachbettscanner erledigt, den ich sowieso bereits besaß. Der Prozess sah in etwa wie folgt aus:

  1. Auf dem Rechner die Scanner-Anwendung starten
  2. In der Anwendung einen Dateinamen festlegen
  3. Die Option aktivieren, dass die gescannten Seiten zu einer Datei zusammengefasst werden sollen
  4. Seite 1 auf den Flachbettscanner legen und am Rechner auf „Scannen“ klicken
  5. Seite 2 auf den Flachbettscanner legen und am Rechner auf „Scannen“ klicken

Anschließend lag die PDF-Datei auf dem Rechner und konnte (z.B. via E-Mail) weiterverarbeitet werden.

Im Jahr 2018 bin ich dann damit gestartet, auf’s papierlose Büro umzusteigen. Dabei bin ich erstmal damit gestartet, die wichtigsten Dokumente mit dem bereits vorhandenen Flachbettscanner einzuscannen. Der Scan einer Seite dauerte ca. 30 Sekunden, aber es ging voran. Durch Zufall habe ich bei einem Bekannten einen kleinen Dokumentenscanner gesehen. Es handelte sich um den Fujitsu ScanSnap iX500*. Der Bekannte sagte, dass er mit dem Scanner all‘ seine Dokumente digitalisiert hat und laufend seine Eingangspost damit einscannt. Das Ganze soll sehr einfach und vor allem schnell vonstatten gehen. Es schien das perfekte Gerät für mein Vorhaben zu sein. Mir wurde auch direkt gesagt, dass der ScanSnap mit ca. 450€ ziemlich teuer ist, es aber dennoch seine beste Investition der letzten Jahre gewesen ist.

Somit habe ich mir den ScanSnap bestellt. Die Einrichtung verlief sehr einfach, sodass fix mit den ersten Scans gestartet werden konnte. Ich war begeistert, denn ich habe zuvor noch nie mit einem Dokumentenscanner in dem Format gearbeitet. Statt jede Seite einzeln mit dem Flachbettscanner einzuscannen, konnte ich nun ganze, zusammengehörende Stapel in den Scanner einlegen und diese mit nur einem Klick digitalisieren. Dieser Scanner ermöglichte mir, meinen kompletten Aktenschrank an nur einem Wochenende zu digitalisieren. Hätte ich das eher gewusst, wäre ich nicht mit dem Flachbettscanner gestartet, sondern hätte mir direkt den ScanSnap zugelegt – Ein wirklich tolles Gerät.

Die Gegenwart: Der ScanSnap kann „standalone“ (also ohne separaten Computer) laufen und die eingescannten Dokumente z.B. zu diversen Cloud-Diensten hochladen. Dies ermöglicht es, eingegangene Post beinahe im Vorbeigehen einzuscannen.

Prozesse

Anfangs muss man sich erstmal finden. Auch ich habe anfangs die Post direkt nach dem Eingang eingescannt, sodass ich mehrmals am Tag am Scanner stand. Das Scannen mit dem ScanSnap macht einfach sehr viel Spaß, weil es so einfach ist. Nach und nach habe ich jedoch daran gearbeitet und scanne nun nur noch einmal täglich die eingegangenen Dokumente ein. Dafür habe ich ein Ablagensystem entwickelt, das mir einen Überblick über die zu scannenden und noch zu vernichtenden Papier-Dokumente gibt. Durch das tägliche, gesammelte Einscannen erspare ich mir sehr viel Zeit. Ebenso das anschließende Einsortieren der eingescannten Dokumente erledige ich nur noch einmal täglich direkt nach dem Einscannen. Somit befinden sich die eingescannten Dokumente direkt am richtigen Ort.

Nachdem man sich einen guten Dokumenten-Scanner (z.B. den ScanSnap*) zugelegt hat, soll man ruhig erstmal damit rumspielen. Das Einscannen sollte jedoch kein Selbstzweck sein, sodass man sich früher oder später Prozesse für das Einscannen und die weitere Verarbeitung der Dokumente überlegen sollte. Die Prozesse sollte man dabei auch ruhig aufschreiben. Möchte man die eingescannten Dokumente nach dem Einscannen vernichten, handelt es sich um ein sog. „Ersetzendes Scannen“. Dafür benötigt man eine Verfahrensdokumentation, sodass die Beschreibung der Prozesse sowieso benötigt wird bzw. sinnvoll ist.

Fazit

Der Grundstein für’s papierlose Büro ist schnell gelegt. Es reicht ein Notebook und ein (Flachbett-)Scanner, um seine Dokumente zu digitalisieren. Es gibt jedoch Hardware, die die initiale Digitalisierung sowie die laufenden Scans vereinfacht. Man darf gerne erstmal ausprobieren, sollte aber schnell zu definierten Prozessen wechseln. Dies reduziert die benötigte Zeit auf ein Minimum und ermöglicht, dass man sich auf’s Wesentliche konzentrieren kann. Weitere Tipps zum papierloses Büro findest Du im Artikel Das papierlose Büro auf dem Notebook.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.