Mann, der Multi-Tasking praktiziert

Mit Single-Tasking zu mehr Produktivität

In der Welt der Computer ist Multi-Tasking bereits Alltag. Mit mehreren CPU-Kernen und den GPUs der Grafikkarten sind parallele Berechnungen lange möglich. Was für Computer gut ist, muss dann ja auch für uns Menschen einen Vorteil bringen.

„Ach, wäre es schön, wenn ich Multitasking-fähig wäre. Dann könnte ich zeitgleich mehrere Dinge erledigen und würde am Ende des Tages mehr geschafft haben. Ich bin neidisch auf die Kollegen, die Multi-Tasking beherrschen. Sie sind immer extrem beschäftigt und scheinen am Ende des Tages auch unglaublich viel geschafft zu haben.“. Das sind Sätze, die man nicht selten im Büroalltag hört.

Doch wieso geht man davon aus, dass beschäftigte Menschen produktiver sind? Es gibt einem selbst ein gutes Gefühl, wenn man viel zu tun hat, während der Autofahrt ein Telefonate führt und gehetzt durch‘s Büro läuft. Hier lässt sich der bereits bekannte Satz „Effizienz ist nicht gleich Effektivität“ anwenden. Nur, weil jemand effizient ist, heißt es nicht, dass die Person auch effektiv ist. Es werden effizient die unwichtigen Telefonate geführt, effizient die Aufgaben erledigt, die auch delegiert werden könnten u.s.w. Effektiv sind sie jedoch nur im Verbrennen wertvoller Zeit. Dass Multitasking nicht effektiver macht, sondern zu einem Leistungsabfall führt, hat die Stanford Universität bereits 2009 in einer Studie herausgefunden.

Die Scheuklappen aufsetzen

Bill Gates hat sich einmal im Jahr für eine Woche in eine abgelegene Hütte eingeschlossen, um konzentriert an der Zukunft von Microsoft zu arbeiten. Lediglich die Person, die ihn mit Lebensmitteln versorgt hat, wusste, wo er sich befindet. Er hat während dieser Zeit alles ausgeblendet und sich vollkommen auf die zukünftige Strategie von Microsoft konzentriert.

Die Scheuklappen im Alltag

Im Alltag ist es wahrscheinlich nicht immer möglich sich in eine abgelegene Hütte zu begeben, um sich von der Umwelt abschirmen zu können. Es gibt jedoch auch einige Tipps und Tricks, wie du es dennoch schaffen kannst, mithilfe von Single-Tasking produktiver zu sein.

Benachrichtigungen deaktivieren

Die Push-Benachrichtigungen unseres Smartphones sowie das Benachrichtigungs-Center des Notebooks sorgen immer wieder für Ablenkungen. Poppt eine Benachrichtigung auf, dass jemand unseren Facebook-Post kommentiert hat, ist die Versuchung sehr groß, dass wir doch mal eben fix nachschauen, was die Person geschrieben hat. Das müssen wir vermeiden und das erreichen wir durch ein einfaches Deaktivieren aller Benachrichtigungen. Viele Betriebssysteme bieten dafür einen sog. „Nicht stören“-Modus an, der das temporär erledigt. Der Modus kann sogar automatisch und zeitgesteuert gestartet werden, sodass wir während unsere morgendlichen Fokus-Zeit ablenkungsfrei arbeiten können. Weitere Tipps zu dem Thema findest du im Artikel Apps für eine bessere Produktivität.

Automatischen E-Mail-Abruf deaktivieren

Falls du den vorherigen Punkt bereits umgesetzt hast, solltest du auch für neue E-Mails keine Benachrichtigungen mehr erhalten. Dennoch passiert es, dass man intuitiv das E-Mail-Programm öffnet, um nichts (anscheinend) Wichtiges zu verpassen. E-Mails sind ein asynchrones Kommunikationsmittel und kein Instant-Messenger. Es wird somit nicht erwartet, dass man innerhalb von 5 Minuten antwortet. Also kannst du beruhigt das E-Mail-Programm schließen. Falls du diszipliniert genug bist, reicht es auch aus, dass du den automatischen Abruf der E-Mails deaktivierst und das E-Mail-Programm im Hintergrund laufen lässt. Es reicht vollkommen aus, dass du einmal mittags und einmal kurz vor Feierabend deine E-Mails abrufst und bearbeitest.

Wichtig dabei ist, dass du nicht direkt morgens oder vormittags deine E-Mails abrufst, sondern erst einmal für 2-3 Stunden fokussiert an der wichtigsten Aufgabe arbeitest. Ansonsten lässt du dich ggf. durch eingehende E-Mails beeinflussen. Diese bestimmen dann deinen Arbeitsalltag, weil angebliche wichtige und dringende Dinge vorgezogen werden.

Das Smartphone nicht in Reichweite

Die Gedanken schweifen ab und fast instinktiv greift die eine Hand zum Smartphone. Ich wunderte mich immer wieder, wie es denn schon wieder passiert ist, dass ich auf einmal mein Smartphone in der Hand gehalten habe. Aus diesem Grund habe ich mir angewöhnt, das Smartphone nicht mehr neben mir auf dem Schreibtisch zu deponieren. Ich lasse es im Zimmer nebenan oder einfach tief in der Tasche vergraben liegen. Alternativ kannst du auch einfach den Flugmodus einschalten oder das Smartphone ganz ausschalten. Anfangs führt dann der gewohnte Griff zum Smartphone in‘s Leere, aber das legt sich mit der Zeit.

Kopfhörer aufsetzen

Ist die Arbeitsumgebung mal wieder ein bisschen unruhiger und es werden nebenan Gespräche geführt, solltest du dir einfach ein paar Kopfhörer aufsetzen. Unterbewusst verfolgt man ansonsten dennoch das Gespräch nebenan und kann sich dadurch nicht vollständig auf die wichtige Aufgabe konzentrieren.

Offline ist das neue Online

Wenn du für die Bearbeitung der Aufgabe keine Internetverbindung benötigst, schalte das WLAN aus oder den Flugmodus ein. Dies verhindert, dass du (unterbewusst) doch wieder auf irgendwelchen Newsportalen oder sozialen Netzwerken landest. Warum die Offline-Arbeit so super ist, erfährt du im Artikel Offline arbeiten.

Nach dem Tag ist vor dem Tag

Nachdem du am Vormittag deine wichtigsten Aufgaben erledigt und dich nachmittags um die Routine-Aufgaben, Meetings, Telefonate etc. gekümmert hast, geht auch dieser Arbeitstag irgendwann zu Ende. Um auch am nächsten Tag Singletasking-fähig in den Tag starten zu können, solltest du bereits am Nachmittag des Vortages festlegen, was der wichtigste Task ist. Diesen wird du dann am nächsten Morgen als erstes erledigen (auch hier wieder: Ohne E-Mails, ohne Benachrichtigungen etc.). Dazu kann ich dir an dieser Stelle das Buch „Eat that Frog“ von Brian Tracy* empfehlen.

Fazit

Für mich war es eine unglaubliche Umstellung, mich vom Multi-Tasking zu lösen und jeweils nur auf eine auszuführende Arbeit zu konzentrieren. Allein Disziplin hat bei mir nicht ausgereicht, sodass ich auf die oben beschrieben Tipps und Tricks angewiesen war. Dennoch war es anfangs schwierig, die Gewohnheit zu brechen. Der dadurch gewonnene Produktivitäts-Boost hat jedoch bewiesen, dass sich der anfängliche „Schmerz“ und Aufwand lohnt. Dadurch, dass man nun die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und diese auch abschließt, entfällt auch das abendliche Gefühl, dass „man irgendwie nichts geschafft hat“. Durch das „Eat that frog“*-Vorgehen ist es auch abends noch sehr präsent, was man am Tag geschafft hat.

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