Unterwegs Post empfangen

Auch, wenn man viel unterwegs ist, muss der Briefkasten zuhause regelmäßig geleert werden. Das kann vielleicht der nette Nachbar erledigen und die Post für mich sammeln. Was aber passiert, wenn wichtige Dokumente dabei sind, die ich zeitnah sichten und bearbeiten muss? Bei einer 30-tägigen Reise ist es ungünstig, wenn man die Rechnung mit dem Zahlungsziel von 14 Tagen erst nach der Reise öffnet.

Dropscan

Für solche Fälle bieten sich sog. Scan-Dienstleister an. Ein sehr bekannter und guter Dienstleister ist Dropscan. Dropscan arbeitet wie folgt:

  1. Man richtet bei Dropscan ein Scan-Postfach ein.
  2. Man beantragt bei der Deutschen Post einen Nachsendeauftrag und leitet die Post an die von Dropbox vorgegebene Adresse um.
  3. Dropbox scannt die Post ein und stellt diese online zum Abruf zur Verfügung.

Im ersten Schritt werden jedoch nur die geschlossenen Briefe eingescannt, sodass ich als Benutzer entscheiden kann, ob der Brief eingescannt oder direkt vernichtet werden soll (z.B. bei Werbung, die mich nicht interessiert). Entscheide ich mich für einen Scan, erscheint der eingescannte Brief nach einiger Zeit im Web-Portal. Alternativ können die fertigen Scans auch via E-Mail an meine E-Mail-Adresse verschickt oder via Dropbox-, Evernote-, Google Drive- oder SFTP-Integration hochgeladen werden. Preislich startet das ganze für Privatkunden ab 12,90€/Monat. Empfangen werden können dann unbegrenzt viele Sendungen. Das Öffnen+Scannen kostet jedoch 1,50€. Die weiteren Preis-Modelle kosten ein wenig mehr, enthalten jedoch einige Inklusiv-Scans.

E-POSTSCAN

Wer bereits E-POST-Kunde bei der Deutschen Post ist, sollte sich auch den Scan-Service „E-POSTSCAN“ der Deutschen Post anschauen. Die initiale Einrichtung ist ein wenig aufwendiger, da vorweg ein PostIdent-Verfahren durchgeführt werden muss. Ansonsten bietet die Deutsche Post mit Ihrem Scan-Service für 24,99€/Monat eine alternative Dienstleistung an. Die eingescannten Briefe werden nach dem Scannen als E-POSTBRIEF im E-POST-Portal zugestellt. Der Nachteil ist jedoch, dass die Post nicht vernichtet werden kann. Alles wird eingescannt und anschließend einmal pro Woche gesammelt an die Post-Adresse oder Packstation zugestellt. Für dauerhafte Reisen ist es also eher ungeeignet.

Fazit

Wer für längere Zeit unterwegs ist, sollte Dropscan ausprobieren. Am besten startet man mit dem “Pay as you go”-Paket und schaut, wie viele relevante Briefe tatsächlich eintrudeln. Die meisten (z.B. Werbung) können ja kostenlos vernichtet werden. Auch, wenn man nicht viel unterwegs ist, lohnt sich u.U. die Nutzung eines Scan-Dienstleisters. Ich persönlich scanne und digitialisiere sowieso alle Briefe, sodass dies auch von einem Dienstleister durchgeführt werden kann, obwohl ich zuhause bin. Da ich den Dokumentenscanner ScanSnap iX500 einsetze, benötige ich für meine Anwesenheits-Zeiten aktuell keinen Scan-Dienstleister. Briefe in den ScanSnap legen, Knopf drücken, Briefe in den Papier-Schredder und fertig.

Noch zu beachten

Trotz Nachsendeauftrag gibt es einige Sendungen, die nicht nachgesendet werden. Dies kann z.B. Briefe von der Bank, vom Finanzamt oder von anderen Behörden betreffen. Für das Finanzamt empfiehlt es sich, dem Steuerberater gegenüber dem Finanzamt eine Vertretungsvollmacht einzuräumen, sodass das Finanzamt die Post direkt an den Steuerberater schickt. Generell sollte man bei den wichtigen Vertragspartnern nachfragen, ob sie die Kommunikation auf ein elektronisches Postfach umstellen können. Viele Banken bieten inzwischen ein im Online-Banking integriertes Postfach an, in das alle Briefe der Bank zum Download zur Verfügung gestellt werden können. Das spart das Papier und auch die Scan-Gebühren für die Scans durch die Scan-Dienstleister.

Retoure

Nun haben wir geklärt wie man von unterwegs Briefe empfangen kann. Es kommt aber auch vor, dass man mal einen Brief oder ein Fax (Ja, es gibt noch Unternehmen, die das fordern) verschicken muss. Dafür nutze ich den E-POSTBRIEF der Deutschen Post. Die Anmeldung ist kostenlos und man bezahlt nur die tatsächlich versendeten Briefe. Weitere Infos dazu findet ihr im Blog-Artikel „Unterwegs Briefe verschicken“.

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