Eingehende Post effizient digitalisieren

Seite 1 auf Scanner legen, Scannen, Seite umdrehen, Scannen, Seite 2 auflegen, Scannen, … So habe ich bis vor einem Jahr meine Dokumente mithilfe eines Flachbettscanners eingescannt. Das war sehr aufwendig, aber ich wollte gerne wichtige Dokumente digitialisieren, um sie von unterwegs aus zur Verfügung zu haben. Dass ein Dokumentenscanner dafür durchaus effizienter sein könnte, hatte ich zu dem Zeitpunkt nicht im Blick.

Auf einem Meetup in Hamburg wurde mir dann von einem Bekannten der ScanSnap iX500* von Fujitsu empfohlen. Er war total begeistert von der Einfachheit des Gerätes und der Fähigkeit, beinahe alles scannen zu können. Aufgrund der Empfehlung habe ich mir den Dokumentenscanner dann zugelegt. Er ist sehr einfach einzurichten und hat nur einen Knopf, um den Scanvorgang zu starten. Als Einzugsscanner mit Duplex-Funktionalität braucht man ihn nur mit dem Stapel der Briefe zu füttern, die eingescannt werden sollen. Mittels OCR-Erkennung werden durchsuchbare PDF-Dateien erzeugt, die anschließend durch ein Dokumenten-Management-System oder Apple‘s Spotlight indiziert werden können.

Einrichtung

Die Software für den ScanSnap wird für Windows und MacOS angeboten. Die Einrichtung erfolgt mithilfe der Anleitung sehr einfach.

Nachdem der Scanner eingerichtet und mit dem WLAN verbunden wurde, kann dieser an einem beliebigen Ort platziert werden (z.B. im Hausflur, um direkt die Post einzuscannen).

In der Standard-Konfiguration wird für den Scanvorgang ein laufender Windows- oder MacOS-Computer benötigt, da auf diesem auch die OCR-Erkennung ausgeführt wird. Da nicht jeder einen Computer hat, der permanent läuft, bietet der ScanSnap die Möglichkeit via Smartphone (Android und iOS) zu scannen oder die ScanSnap Cloud zu nutzen. Bei der Cloud-Lösung werden die Scans direkt zu Evernote, Dropbox, Google Drive, Salesforce oder SugarSync hochgeladen. Die OCR-Erkennung wird dabei von Fujitsu-Servern durchgeführt.

Fazit

Auch, wenn der Preis für den ScanSnap bei knapp 480€ liegt, war es eine lohnenswerte Investition. Ich konnte in nur 2 Tagen meinen kompletten Papierbestand digitalisieren und spare seitdem auch wertvolle Zeit beim Einscannen meiner eingehenden Post, die noch nicht auf die elektronische Zustellung umgestellt wurde. Dadurch, dass die Scans direkt in der Cloud abgelegt werden, kann ich im Vorbeigehen Dokumente einscannen. Auch ist es möglich, dass andere Personen im Haushalt für mich Dokumente einscannen. Bin ich z.b. für mehrere Tage unterwegs, kann die Familie meine Post öffnen, sie einfach einscannen und mir dadurch zukommen lassen.

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