Das papierlose Büro auf dem Notebook

Wann läuft nochmal der Handyvertrag aus? Welches Zahlungsziel wurde mit dem Kunden X vereinbart? Ist man unterwegs, sind die schön abgehefteten Papierdokumente im Aktenschrank des Büros leider nicht in Reichweite, sodass die o.a. Fragen nicht auf die Schnelle beantwortet werden können. Abhilfe schafft die Digitalisierung aller Papierdokumente, um sie über das Internet und/oder lokal auf dem Notebook verfügbar zu machen. Als Werkzeuge nutze ich den Dokumentenscanner ScanSnap iX500* von Fujitsu und Nextcloud als selbstgehostete Cloud-Lösung. Weitere Infos zum ScanSnap befinden sich im Blog-Artikel „Eingehende Post effizient digitalisieren“.

Ein papierloses Büro schaffen

Das Regal steht voll mit Ordnern, die sich in den letzten Jahren oder sogar Jahrzehnten angesammelt haben. Das alles zu digitalisieren ist ein Haufen Arbeit. Nachdem ich mir den ScanSnap-Scanner* zugelegt hatte, habe ich ihn erstmal vernünftig eingerichtet. Er kann so eingerichtet werden, dass nur die eine Taste des ScanSnaps bedient werden muss und keine weiteren Klicks am Computer notwendig sind. Vernünftig eingerichtet und mit Kopfhörern + Musik ausgestattet, kann dann an einem Samstagmorgen der Scan-Marathon beginnen.

Zusammengehörende Blätter aus dem ersten Ordner entnehmen, in den ScanSnap einlegen und die Scan-Taste drücken. Der Scanner scannt sehr schnell, sodass man zügig voran kommt. Zwischendurch mal eine kleine Pause machen und schon schon ist am Nachmittag ein Großteil der Ordner digitalisiert. Ordner, die ich nicht blind einscannen und vernichten konnte (z.B. Versicherungsunterlagen), habe ich erstmal zur Seite gelegt und in Ruhe in der zweiten Scan-Session am Sonntag digitalisiert. Das ist wichtig, um sich in der ersten Phase nicht unnötig aufhalten und durch Details ablenken zu lassen.

Nach einem Wochenende war ich dann mit dem Scannen durch und auf meinem Notebook lagen mehrere hundert PDF-Dateien. Diese habe ich dann nach und nach in entsprechende Ordner verteilt. Diese Aufgabe eignet sich auch ideal als Offline-Arbeit. Erst nach der Sichtung der erzeugten PDF-Dateien habe ich die Papierdokumente mit einem Aktenvernichter von AmazonBasics* vernichtet. Nach dem Scan-Wochenende ist das Regal dann schön leer und alle Dokumente sind digital auf dem Notebook verfügbar.

Im Anschluss werden dann jeweils nur die neu eingegangenen Dokumente nach dem gleichen System gescannt. Man muss für sich ausprobieren, ob ein unmittelbares Einscannen neuer Dokumente sinnvoll ist oder alle Dokumente gesammtelt (z.B. am Wochenende) eingescannt werden.

Ablage der papierlosen Dokumente

Nachdem das Papier-Büro digitalisiert wurde, liegen die Dokumente als PDF-Datei auf dem Notebook. Zwei Punkte sind nun noch relevant:

  • Wie werden die Daten gesichert? Die Papierdokumente sind geschreddert und wenn das Notebook nun ausfällt, ist es eine ungünstige Situation.
  • Möchte man auch von anderen Endgeräten auf die Dokumente zugreifen?

Auch, wenn jeder weiß, dass man Datensicherungen/Backups erstellen soll, wird dies oft gar nicht oder nur sehr selten gemacht. Durch die neue Situation des papierlosen Büros ist es aber umso wichtiger geworden. Also: Bitte um eine Backup-Lösung kümmern, die möglichst automatisch läuft und nicht vergessen werden kann. Z.B. Apple‘s Time-Machine, falls man einen Mac-Rechner einsetzt.

Möchte man von anderen Geräten auf die Dokumente zugreifen oder einzelne Dokumente für andere Personen freigeben (z.B. den Ordner mit den Belegen für den Steuerberater), bietet sich die Nutzung einer Cloud-Lösung an. Ich nutze die Open-Source-Software Nextcloud. Sie ist selbstgehostet, aber es gibt auch Anbieter, die Einrichtung und das Hosting übernehmen. Alternativ bietet sich auch die Nutzung einer öffentlichen Cloud-Lösung an. In diesem Fall kann der Dienst ScanSnap Cloud genutzt werden, um die Scans direkt zu Evernote, Dropbox, Google Drive, Salesforce oder SugarSync hochzuladen. Als Unternehmen, das evtl. schon DATEV-Software einsetzt, sollte man sich auch einmal den Dienst DATEV Unternehmen Online anschauen.

Fazit

Das papierlose Büro ist super. Man hat immer alle Dokumente griffbereit und kann auch von unterwegs ältere Dokumente finden und ist nicht mehr auf den Aktenschrank im Büro oder zuhause angewiesen. Die eingangs erwähnten Fragen (bzgl. Handyvertrag usw.) können jederzeit schnell beantwortet werden. Da der ScanSnap-Scanner* bei der Erstellung der PDF-Dateien auch eine OCR-Erkennung durchführt, können die Dokumente durch die Suchfunktion des Betriebssystems sehr gut gefunden werden. Die Spotlight-Suche von MacOS indiziert automatisch die Inhalte aller PDF-Dateien, sodass man z.B. bei einer Suche nach „Haftpflicht“ alle Dokumente der Haftpflichtversicherung findet.

Disclaimer

Für die o.a. Tipps übernehme ich keine Haftung. Es ist möglich, dass die genannten Tools, Verfahren etc. für deine Zwecke nicht DSGVO-konform sind. Es gibt auch Aufbewahrungspflichten, die beachtet werden müssen. Bitte informiere dich vor dem Einsatz darüber, ob und in welchem Rahmen die genannten Tools für deine Zwecke eingesetzt werden dürfen.

4 Gedanken zu „Das papierlose Büro auf dem Notebook“

  1. Hi,

    Netter Artikel. Eingehende Post und Dokumente zu digitalisieren hab ich mir auch schonmal überlegt. Lässt sich ja z.T. sogar direkt von der Post erledigen lassen.
    https://www.deutschepost.de/de/e/epost/privatkunden/taeglichepost-online-empfangen.html# (Allerdings für 25€ im Monat)

    Im Wesentlich hatte ich jedoch das Problem exakt herauszufinden, welche Dokumente man im Original aufheben muss (wegen Steuererklärung usw.)

    Wie machst Du das?

    Viele Grüße,
    Axel

    1. Hi Axel,

      genau, E-POSTSCAN habe ich mir auch mal angesehen. Es gibt auch noch Dropscan. Habe dazu mal etwas zusammengefasst: https://mobil-arbeiten.com/2019/03/unterwegs-post-empfangen/

      Ich habe mich schlussendlich gegen einen externen Scandienstleister entschieden, da ich nicht nur einen Account, sondern zwei Accounts (für mich privat und für meine GmbH) buchen müsste. Habe meinen Briefkasten aber inzwischen stark entschlackt, sodass ich gar nicht mehr so viele Briefe bekomme (https://mobil-arbeiten.com/2019/03/sein-e-mail-postfach-entschlacken/).

      Welche Belege du aufbewahren musst bzw. welche nach der Digitialisierung entsorgt werden dürfen, kann und darf ich dir leider nicht sagen. Du benötigst auf jeden Fall eine Verfahrensdokumentation. In der Verfahrensdokumentation ist dann genau beschrieben, wie die Post eingeht, wie du diese einscannst und wie du sicherstellt, dass sie den gleichen Informationsgehalt wie das Original enthalten und manipulationssicher abgelegt sind. Das Stichwort nach dem du suchen kannst lautet „Ersetzendes Scannen“ 😉

      Viele Grüße
      Mario

  2. Hi Mario!

    Ich nutze exakt die selbe Kombi!
    – ScanSnap iX500
    – Nextcloud (eigener Server)
    – diverse Backups (in/off house)

    Was ich noch sehr praktisch finde, da ich meinen Mac nicht, mein iPhone aber stets dabei habe:
    – Boxcryptor (deutsches Unternehmen)

    Die bieten eine Verschlüsselung für alle nur erdenklichen Clouds an. Und das Ganze gibt es auch als iOS App (Android glaube ich auch)

    Somit kann ich in jedem Gespräch mal eben meinen Versicherungsschein, die letzte Rechnung, etc. im Telefon abrufen!

    Übrigens, wenn du nicht immer alles Gescannte manuell in Ordner verschieben möchtest … dank OCR kannst du mit Hazel (noodlesoft) Regeln zur Automatisierung erstellen.

    Gruß André

    1. Hi André,

      vielen Dank für den Tipp bzgl. Hazel! Ich nutze derzeit noch den Standard-MacOS-Automator (https://support.apple.com/de-de/HT2488), werde mir aber nun auch mal Hazel anschauen. Gerade, dass man damit in die PDFs „reinschauen“ kann, ist sehr interessant. Man bekommt ja regelmäßig (z.B. monatlich) immer die gleichen Rechnungen etc. die man damit schön wegsortieren kann.

      Viele Grüße
      Mario

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