Apps für eine bessere Produktivität

Es gibt für alles eine App. Und es gibt auch zahlreiche Apps, die die Produktivität verbessern. Das klingt sehr vielversprechend, denn der Tag hat ja bekanntlich viel zu wenige Stunden. In diesem Artikel besprechen wir ein paar Apps, die ich für die Verbesserung der Produktivität einsetze.

Aufgaben-Manager

Um anstehende Aufgaben zu verfolgen und zu planen, eignet sich ein Aufgaben-Manager / Task-Manager sehr gut. Ein Aufgaben-Manager nimmt alle zu erledigen Aufgaben auf und ermöglicht die Terminierung und Priorisierung der Aufgaben. Ich nutze seit Jahren die App Wunderlist als Task-Manager. Eingehende Aufgaben werden schnell erfasst und fließen anschließend in die Wochenplanung ein. Auf Basis der Wochenplanung plane ich täglich den nächsten Tag und lege den „Frosch“* – also den wichtigsten Task des Tages – fest, damit ich am nächsten Morgen direkt mit der wichtigsten Aufgabe starten kann. Das erhöht extrem die Produktivität und verhindert, dass morgens erstmal die E-Mails und die sozialen Netzwerke gecheckt werden. Wunderlist ermöglicht auch die Freigabe von Aufgaben-Listen, sodass bestimmte Aufgabenpakete auch gemeinsam mit anderen Personen bearbeitet werden können.

Zeiterfassung

Wo bleibt die Zeit? Wie viel Zeit hat man für ein Projekt, für Weiterbildung oder für die Buchhaltung aufgebracht? Um zu erfahren, wohin die Stunden geflossen sind, nutze ich die App Toggl. Die App gibt es als Desktop- und Web-Anwendung sowie für iOS und Android. In der App können einfach verschiedene Projekte für die verschiedenen Tätigkeiten angelegt und die Zeiten einfach erfasst werden. Durch die integrierten Report-Funktionen können Auswertungen erstellt werden, um eine gute Übersicht über die aufgebrachten Stunden zu erhalten. Dadurch wird messbar, ob durchgeführte Produktivitäts-Tweaks auch wirklich einen Produktivitäts-Boost herbeigeführt haben.

Passwort-Manager

„Sichere Passwörter und keine Passwörter mehrfach bei unterschiedlichen Diensten verwenden!“ Das wird einem immer wieder postuliert, aber wer kann sich schon > 20 sichere Passwörter ausdenken und merken? Um dies zu ermöglichen, bietet sich die Nutzung eines Passwort-Managers an. Ein Passwort-Manager generiert und verwaltet alle Passwörter. Es wird nur noch ein sicheres Passwort benötigt, um den sicheren Container des Passwort-Managers zu öffnen bzw. zu entschlüsseln. Ich habe lange die App LastPass verwendet, nutze aber inzwischen KeePass. Der Produktivitäts-Boost durch die Nutzung eines Passwort-Managers entsteht erst durch die Integration in den Web-Browser. Bei der Registrierung bei einem Webdienst kann mit einem Klick ein neues, sicheres Passwort generiert und im sicheren Container des Passwort-Managers abgelegt werden. Bei der Eingabe der bereits gespeicherten Passwörter unterstützt die Browser-Integration ebenfalls, indem der Benutzername und das Passwort mit nur einem Klick oder sogar vollkommen automatisch ausgefüllt werden. Die lästige Eingabe von Benutzernamen und sicheren Passwörtern entfällt dadurch.

Terminabsprachen

„Mir passt es terminlich am nächsten Dienstag um 11 Uhr, am Mittwoch um 13:00 Uhr sowie um 15:30 Uhr. Passt Ihnen einer der Termine?“. „Dienstag passt bei mir leider nicht. Am Mittwoch würde bei mir um 13:30 Uhr passen, weil ich vorher noch eine Besprechung habe“, …

Das E-Mail-Ping-Pong für die Vereinbarung eines Termins kennt vermutlich jeder. Das ist sehr nervig, raubt Zeit und sollte vereinfacht werden – gerade wenn > 2 Parteien involviert sind. Eine guter Dienst für diese Anwendungsfälle ist Doodle. Dort kann man ganz einfach verschiedene Terminvorschläge eintragen und die Umfrage an die gewünschten Teilnehmer verschicken. Die Teilnehmer tragen dann ebenfalls ein, wann sie Zeit haben, sodass ohne E-Mail-Ping-Pong ermittelt werden kann, welcher Terminvorschlag für alle Teilnehmer passend ist.

Datenablage und -austausch

Wer seine Daten in der Cloud ablegt, kann auch in diesem Bereich die Produktivität erhöhen, indem während der Arbeit Ablenkungen (z.B. durch das manuelle Kopieren via USB-Stick) vermieden werden. Ebenfalls kann die Verteilung von Daten an Dritte durch die integrierten „Freigabe“-Funktionen sehr einfach durchgeführt werden. Ich nutze Nextcloud als Cloudlösung, aber auch Google Drive etc. eignen sich sehr gut für diese Zwecke.

Benachrichtigungen deaktivieren

Viel wichtiger als Produktiviäts-Apps sind jedoch die Apps, die man bereits einsetzt: Der Web-Browser, der E-Mail-Client und die zahlreichen Messenger. Bevor man versucht seine Produktivität mithilfe neuer Apps zu verbessern, sollte man erstmal die bereits vorhandenen Apps zurecht stutzen. Dazu gehört u.a. die Deaktivierung von App-Benachrichtigungen, die einem bei der Arbeit immer wieder aus dem Flow reißen. Der erste Schritt könnte z.B. die Deaktivierung der WhatsApp-Gruppenbenachrichtigungen oder sogar aller WhatsApp-Benachrichtigungen sein. Wenn etwas wirklich Wichtiges passiert, können die Leute immernoch anrufen.

Ebenfalls wirkungsvoll ist die Deaktivierung der automatischen E-Mail-Aktualisierung. Poppt alle 5 Minuten eine neue E-Mail auf dem Desktop auf, wird man nie in den Flow gelangen, um wirklich produktiv zu sein. Einfach das automatische Abrufen der E-Mails deaktivieren und die E-Mails aktiv abrufen, nachdem die wichtigsten Aufgaben erledigt wurden. Nach und nach kann die tägliche Anzahl der Aktualisierungen verringert werden, sodass z.B. nur einmal mittags und einmal nachmittags die E-Mails abgerufen werden. Das Medium „E-Mail“ ist kein Instant-Messenger. So verfahre ich inzwischen mit meinen E-Mails und es funktioniert sehr gut.

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