Mehr Fokus durch 2-Faktor-Authentifizierung

Durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung (auch „Zwei-Stufen-Authentifizierung“ genannt) können wir unsere Accounts bei Online-Diensten zusätzlich absichern. Die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) können wir jedoch auch nutzen, um fokussierter zu arbeiten.

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Frühjahrsputz im Passwortmanager

Morgens vor der Videokonferenz noch schnell bei der dafür genutzten Videokonferenz-Software anmelden, mittags beim Ticketing-Anbieter für den Kauf der nächsten Konzertkarten registrieren und abends für die Pizza-Lieferung ein Konto beim Lieferdienst erstellen. Beinahe täglich kommen neue Accounts in unser Leben, die wir nebenbei erstellen, um am täglichen Leben teilzunehmen. Nicht oft handelt es sich um Einweg-Accounts, die wir nur einmal für die Durchführung einer Aktion benötigen. Anschließend liegen diese Accounts brach und geraten leicht in Vergessenheit. Erst, wenn wieder einmal ein Newsletter vom Anbieter in das E-Mail-Postfach eingeht, erinnern wir uns daran. Bei mir persönlich waren diese Zombi-Accounts oft Konten bei Spiele-Anbietern oder irgendwelchen Internet-Foren.

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Mobil lesen (und auch umsetzen)

Arbeitet man mobil, ist man i.d.R. auch viel unterwegs und hat immer mal wieder (kleinere) Zeitfenster, die man zum Lesen nutzen könnte. Dies kann im Bus, in der Bahn oder in der Lounge des Flughafens der Fall sein. Um vorbereitet zu sein, sollte ein entsprechendes Buch Teil des mobilen Equipments sein. Im Folgenden gehe ich darauf ein, ob man eher einen E-Book-Reader oder ein gedrucktes Buch einpacken sollten und wie man das aus dem Buch Erlernte möglichst effektiv notieren und umsetzen kann.

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Ein Leben ohne Drucker

Vor ca. einem Monat ist mir nach langer Zeit das Drucker-Papier ausgegangen. Statt mir direkt neues Papier für die gelegentlichen Druck-Vorgänge zu kaufen, habe ich mich zu einem Selbstversuch entschieden: Ich kaufe kein neues Drucker-Papier und versuche für einen Monat wirklich alles digital zu erledigen. Dabei konnte ich einige wichtige Erfahrungen sammeln, die ich in diesem Artikel zusammenfassen möchte.

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Zeit sparen durch automatische Dokumenten-Einsammlung

Täglich erhalte ich E-Mails von Online-Portalen, die mich über neue Rechnungen informieren. Die Rechnungen kann ich nach einem Login im jeweiligen Portal herunterladen. Anschließend muss ich diese noch in meiner Nextcloud ablegen. Das kostet jeweils 1-2 Minuten und ist schnell erledigt, summiert sich jedoch schnell auf. Hinzu kommen noch die Portale, die mich nicht über neue Rechnungen informieren. Diese muss ich z.B. einmal monatlich manuell ansteuern und die Rechnungen herunterladen. Aufsummiert verschwende ich durch das manuelle Herunterladen und Ablegen der Rechnungen sehr viel Zeit.

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Fehler beim Umstieg auf’s papierlose Büro

Im Jahr 2018 bin ich auf’s papierlose Büro umgestiegen. Im Nachhinein hätte ich einige Fehler vermeiden können. Nein, eigentlich sind es keine Fehler, sondern Erkenntnisse, die ich gerne in diesem Blog-Artikel mit Dir teilen möchte. Grundlegend hat alles gut funktioniert. Es gab jedoch ein paar Punkte, die besser hätten funktionieren können.

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Effizient News lesen

Wir beziehen über viele verschiedene Kanäle unsere News. Neben den aktiv abgerufenen News (z.B. über News-Portale und Blogs) erreichen uns auch ohne unser Zutun weitere News. Dazu gehören z.B. die Newsletter, die wir in der Vergangenheit abonniert haben. Schnell sammeln sich diverse Newsletter-Abonnements an, die täglich unser E-Mail-Postfach fluten. Bis vor einigen Jahren bin ich damit wie folgt umgegangen: Regelmäßig das E-Mail-Postfach öffnen und alle eingetrudelten, nicht relevanten Newsletter-E-Mails löschen. Anschließend blieben die E-Mails übrig, die ich lesen wollte. Dieses Vorgehen beobachte ich heute noch bei vielen Leuten. Um einen 5€-Gutschein für einen Online-Shop zu bekommen, wurde deren Newsletter abonniert. Diese landen seitdem regelmäßig im E-Mail-Postfach, werden nie gelesen, belegen unnötig Speicherplatz und verursachen Arbeit, die durch’s Löschen anfällt.

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Arbeiten im „Smartphone-Only“-Office

Mitte Oktober waren wir für eine Woche auf Kreta. Ich wollte den Urlaub nutzen, um abseits des Alltags zu lesen und die kreative Zeit für ein wenig Brainstorming zu nutzen. Das Notebook habe ich deshalb zuhause gelassen, um nicht doch wieder in das alltägliche, operative „Doing“ zurückzufallen. Neben dem eBook-Reader, einem Papier(!)-Notizbuch und meinem Smartphone habe ich keinerlei Arbeits-Equipment eingepackt. Dinge, die nicht bis nach dem Urlaub warten konnten, habe ich somit im „Smartphone-Only“-Office bearbeitet.

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Software auf dem Mac aktuell halten

Vor ca. 1 Jahr bin ich von meinem MacBook (Jahrgang 2011) auf ein Dell XPS mit Ubuntu-Linux umgestiegen. Das Dell XPS läuft sehr gut und eignet sich sehr gut, um technische Dinge zu erledigen (Software entwickeln, Firmware auf Geräten flashen usw.). Bei der täglichen Arbeit mit und für Kunden gab es aber immer mal wieder Probleme. Angefangen von der Web-Konferenz-Software „Adobe Connect“ bis zum PulseSecure VPN-Client: Es gab immer mal wieder Probleme mit der Einrichtung, da die jeweilige Software (nicht vollständig) für Linux-Betriebssysteme zur Verfügung gestellt wurde.

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Sein digitales Leben replizieren

Backups sind wichtig – das weiß jeder. Doch Hand auf’s Herz: Wer erstellt regelmäßig Backups und hat schonmal erfolgreich ein vorweg erstelltes Backup wiederhergestellt? Meistens wurde das Backup gerade für den relevanten Zeitraum dann doch nicht erstellt oder ist unvollständig. Dabei ist es doch so einfach, die externe Festplatte anzuschließen und die wichtigen Dateien zu sichern oder die ganze Festplatte zu spiegeln. Doch wie werden Backups in Zeiten der Cloud-Speicher durchgeführt? Sollten wir uns darauf verlassen, dass Google oder Microsoft regelmäßig und zuverlässig Backups unserer Daten erstellt und ggf. wiederherstellt?

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